Avec un seul entrepôt, un inventaire se résume presque à : compter, comparer à la feuille, terminé. Mais dès que vous avez deux ou trois entrepôts, cela se complique vite. Si le même produit figure à 10 unités dans l'entrepôt de Tokyo et 5 dans celui d'Osaka, rapprocher en ne regardant que le total de 15 n'a aucun sens. S'il manque 3 à Tokyo alors qu'il y en a 3 de trop à Osaka, le total tombe juste quand même et le vrai problème reste caché.
Le stock Shopify est suivi par emplacement dès le départ. Un inventaire doit donc lui aussi être compté par emplacement et rapproché par emplacement. Cette fois, nous suivons le parcours qui consiste à faire correspondre le comptage physique de chaque entrepôt à la bonne colonne d'emplacement dans votre feuille, puis à ranger les écarts.
Pourquoi compter par emplacement
Dans Shopify, le stock est enregistré par emplacement sous forme d'états comme disponible, engagé et en main. Autrement dit, même pour un même SKU, la quantité de l'entrepôt A et celle de l'entrepôt B sont des valeurs totalement distinctes. Si vous ne comptez que contre le total, vous perdez de vue cette vérité par emplacement.
Le plus grand avantage du comptage par emplacement, c'est de pouvoir remonter un écart jusqu'à sa source. Quand le stock ne correspond pas et que cela se produit dans un entrepôt précis, vous pouvez circonscrire la cause aux procédures ou aux écritures d'entrée et de sortie de cet entrepôt. En ne regardant que le total, vous savez seulement qu'il y a un souci quelque part, et l'enquête devient bien plus ardue.
Découper une feuille de comptage par entrepôt
Si votre feuille master contient le stock de tous les entrepôts côte à côte en colonnes, la remettre telle quelle au terrain n'est pas une bonne idée. Il est bien trop facile que la personne d'Osaka écrase par mégarde une colonne de Tokyo. Préparez une feuille de comptage par entrepôt qui ne découpe que les colonnes de cet entrepôt.
- 01Du master, extrayez seulement le SKU, le nom du produit et le stock théorique de l'entrepôt visé
- 02À côté, ajoutez une colonne réel vide et une colonne écart
- 03Mettez le nom de l'entrepôt et la date dans le nom de la feuille (ex. comptage_osaka_2026-05-29)
- 04Ne partagez à chaque responsable que la feuille de son propre entrepôt
- 05Protégez tout sauf la colonne réel afin que le stock théorique reste intouchable
Réglez la colonne écart sur la formule réel moins théorique, ainsi l'écart apparaît dès la saisie. Positif veut dire en trop, négatif en moins, d'un coup d'œil.
Faut-il mettre la synchronisation en pause pendant le comptage
Voici le dilemme habituel : peut-on laisser la synchronisation automatique vers Shopify tourner pendant le comptage ? En règle générale, mettre en pause la synchronisation de l'entrepôt en cours de comptage est le choix sûr. Si la quantité de cet entrepôt est réécrite en plein comptage, vous ne savez plus s'il faut croire la valeur réelle ou la valeur théorique.
Cela dit, vous n'avez pas besoin d'arrêter tous les entrepôts en même temps. Pendant qu'Osaka est compté, Tokyo peut continuer à se synchroniser comme d'habitude. Pouvoir séparer l'exploitation par emplacement est une grande force du comptage entrepôt par entrepôt. Un outil qui écrit la quantité en main par emplacement, comme Sync Master, devrait bien s'accorder avec cette mise en pause par entrepôt.
Rapprocher par emplacement
Une fois le comptage fait, place au rapprochement. La règle de fer ici : n'équilibrez pas les comptes au niveau du total. Sur la feuille de chaque entrepôt, comparez son stock théorique au réel, ligne par ligne. Validez les lignes à écart nul ; rassemblez dans une liste à part uniquement les lignes présentant un écart.
Avec plusieurs entrepôts, un phénomène intéressant apparaît : le même SKU est à moins 2 à Tokyo et à plus 2 à Osaka. Dans la plupart des cas, c'est le signe d'un transfert inter-entrepôts non enregistré. Une découverte que vous n'auriez jamais pu repérer depuis le total surgit justement parce que vous avez procédé par emplacement.
Un total qui tombe juste ne signifie pas que votre stock est correct. Le stock n'est correct qu'une fois qu'il correspond emplacement par emplacement.
Isoler les causes par emplacement
Une fois la liste d'écarts en main, isolez les causes par emplacement. Si les écarts se concentrent sur un entrepôt, suspectez un problème propre à cet entrepôt. S'ils sont répartis de façon ténue sur tous les entrepôts, c'est peut-être un signal pour repenser les règles de gestion des produits ou des SKU elles-mêmes.
- Concentrés sur un entrepôt : vérifiez les écritures d'entrée/sortie et les procédures de cet entrepôt
- Écarts qui s'annulent entre entrepôts : suspectez un enregistrement de transfert oublié
- Le même SKU en moins dans plusieurs entrepôts : suspectez une faille commune dans l'expédition ou le traitement des retours
- Décalages uniquement sur les articles de grande valeur : revoyez les procédures de prélèvement et l'emplacement de stockage
Décidez de la réponse dans l'ordre, en commençant par celles dont vous comprenez la cause. Casse ou perte : diminuez en mise au rebut. Un transfert oublié : corrigez ensemble les chiffres des deux entrepôts. Les écarts dont vous ne trouvez pas la cause, ne les effacez pas de force ; enregistrez-les comme écarts inexpliqués pour alimenter l'analyse de tendances la prochaine fois.
Étapes pour reporter les valeurs confirmées dans le master
Une fois les causes isolées, reportez les réels confirmés dans les colonnes d'emplacement de la feuille master. Là encore, l'essentiel est de ne pas mélanger les entrepôts. Les réels d'Osaka dans la colonne d'Osaka, ceux de Tokyo dans la colonne de Tokyo, versés un à un et avec précision.
Avant le report, confirmez impérativement la correspondance des colonnes avec un test de connexion. Sync Master propose un test de connexion qui vous permet de valider votre mappage de colonnes avant toute synchronisation réelle. En vérifiant ici quelle colonne de la feuille correspond à quel emplacement Shopify, vous évitez les confusions comme inscrire les chiffres d'Osaka dans Tokyo.
Une fois le master mis à jour, relancez la synchronisation des entrepôts que vous aviez mis en pause. Si vous utilisez une synchronisation planifiée (automatique), fixer une heure de reprise après confirmation maintient votre exploitation stable. Compter par entrepôt, rapprocher par entrepôt, reporter par entrepôt : ce seul flux cohérent rend un inventaire multi-entrepôts nettement plus fiable.
Plus vous ajoutez d'entrepôts, moins le bricolage au niveau du total tient la route. C'est précisément pourquoi il faut prendre dès le départ l'habitude de l'aborder par emplacement. À votre prochain inventaire, commencez sans hésiter par une feuille de comptage par entrepôt.