Dès que vous gérez plus d’un entrepôt, vous rencontrez forcément le cas où une seule commande part de plusieurs entrepôts. Pour le client, c’est une seule commande, mais en coulisses, deux articles peuvent être prélevés dans votre entrepôt de Tokyo et un à Osaka. C’est l’expédition fractionnée.
À cela s’ajoute l’expédition partielle — envoyer certains articles maintenant et le reste à leur arrivée — qui arrive tous les jours. Cet article se concentre sur la mécanique du traitement des commandes : comment le stock bouge lors d’une expédition fractionnée et partielle, et quels chiffres de quel emplacement votre feuille Google doit considérer comme la vérité.
Quand une commande part de plusieurs entrepôts
Dans Shopify, l’endroit où un produit stocke son inventaire s’appelle un emplacement. Si vous donnez à chaque entrepôt son propre emplacement, le stock est enregistré par emplacement. Quand un client commande plusieurs articles d’un coup, ils ne sont pas forcément tous dans un même entrepôt. Il est fréquent qu’un article soit à Tokyo et un autre seulement à Osaka.
Dans ce cas, la commande décide article par article d’où chacun est expédié, et finit par sortir de plusieurs entrepôts. Sur l’écran des commandes de Shopify, cela apparaît comme plusieurs fulfillments (unités d’expédition). Une commande ne signifie pas toujours un emplacement — le comprendre est le premier pas de l’exploitation multi-emplacement.
Comment le stock est attribué lors d’une expédition fractionnée
À l’arrivée d’une commande, le stock passe d’abord dans un état appelé engagé (committed). Pas encore expédié, mais mis de côté pour cette commande. Pour une commande couvrant plusieurs entrepôts, cet engagement est réparti par emplacement.
- 01À la création de la commande, chaque article se voit attribuer un emplacement où le prélever (par ex. article A à Tokyo, article B à Osaka)
- 02La quantité concernée devient engagée à chaque emplacement, et le disponible baisse d’autant
- 03Quand un entrepôt expédie réellement, le stock en main (on hand) de cet emplacement diminue
- 04Une fois tous les articles expédiés, la commande entière est marquée comme traitée
L’essentiel : le moment et le lieu où le stock baisse diffèrent selon l’emplacement. Si Tokyo expédie en premier, le stock de Tokyo baisse en premier, tandis qu’Osaka reste engagé jusqu’à l’expédition. À voir la commande comme un seul bloc, on passe facilement à côté de ce décalage par emplacement.
Où se trouve le stock des articles restants lors d’une expédition partielle
Avec l’expédition partielle, vous pouvez envoyer maintenant deux des trois articles commandés depuis Tokyo et laisser le dernier attendre un réapprovisionnement à Osaka. Les deux expédiés sont retirés du stock de Tokyo, tandis que l’article non expédié reste engagé à Osaka. Autrement dit, le stock de l’article restant attend, réservé à l’emplacement qui lui a été attribué.
Où la synchronisation de la feuille et l’expédition fractionnée s’opposent
Voici le cœur du sujet. Si vous gérez Google Sheets comme la vérité de votre stock et écrivez des quantités dans Shopify, l’expédition fractionnée et la synchronisation de la feuille peuvent entrer en collision. Le plus grand piège est l’ambiguïté sur l’état du stock que représente la feuille.
En principe, ce que la feuille doit contenir, c’est le stock en main (on hand) de chaque emplacement. Le disponible est un chiffre que Shopify calcule automatiquement au fil des commandes ; l’écraser depuis la feuille provoque une double soustraction face aux commandes engagées et fausse les chiffres. Définissez la feuille comme le nombre d’unités physiquement présentes dans chaque entrepôt, et vous restez en sécurité.
- Décidez que la colonne de quantité de la feuille représente le stock en main par emplacement
- N’écrivez pas le disponible directement depuis la feuille (cela compte double face aux engagements)
- Pour un emplacement en pleine expédition, alignez la mise à jour de la feuille sur l’inventaire de l’entrepôt
- Pour les produits qui passent par plusieurs emplacements dans une expédition fractionnée, gardez une trace de la ligne de quel entrepôt vous avez mise à jour
Des règles d’exploitation qui présument l’expédition fractionnée
On ne peut pas simplement éviter l’expédition fractionnée ; le réalisme consiste donc à poser des règles qui la présument. Préparez des accords simples qui n’embrouilleront même pas le personnel d’entrepôt le plus récent.
D’abord, tenez la feuille avec une ligne par paire emplacement-et-SKU, pour qu’il soit évident quel stock de quel entrepôt vous modifiez. Avec une application qui prend en charge plusieurs emplacements — comme Sync Master — vous pouvez mapper chaque colonne d’emplacement de la feuille vers son emplacement Shopify correspondant et refléter directement le stock en main de chaque entrepôt. Lancez un test de connexion avant la vraie synchronisation pour valider le mapping des colonnes et éviter l’accident d’écrire dans le mauvais entrepôt.
Ne présumez pas qu’une commande signifie un lieu. En exploitation multi-emplacement, mieux vaut voir une commande comme une transaction qui prélève un peu de stock à plusieurs endroits.
Éviter les déductions excessives et doubles
Enfin, l’accident le plus redouté de l’expédition fractionnée multi-emplacement : déduire le stock deux fois. Cela arrive quand vous soustrayez à la main et inscrivez dans la feuille le stock que Shopify a déjà réduit automatiquement via la commande. Shopify soustrait une fois, la synchronisation de la feuille soustrait encore, et la quantité est perdue deux fois.
- 01Ne mettez dans la feuille que le stock en main fondé sur l’inventaire et ne soustrayez pas à la main pour les commandes
- 02Ne mettez à jour que les emplacements ayant terminé l’expédition et laissez intacts ceux encore engagés
- 03Planifiez la synchronisation automatique aux heures où les entrées et sorties de l’entrepôt sont calmes
- 04Confirmez toujours l’emplacement cible avant la mise à jour, en vérifiant que vous n’écrasez pas la ligne d’un autre entrepôt
L’expédition fractionnée et partielle sont des mécaniques inévitables pour toute boutique à plusieurs entrepôts. Mais gardez trois idées — la feuille représente le stock en main, engagé et en main sont distincts, et vous ne mettez à jour que les emplacements ayant expédié — et la dérive des chiffres baisse nettement. Essayez d’intégrer à vos règles d’exploitation l’habitude de voir une commande comme un ensemble de lieux.