Au-delà d'un entrepôt en ligne, vous ouvrez peut-être une boutique physique ou montez un pop-up le week-end — et soudain les endroits où vous détenez du stock se multiplient. C'est là que bien des marchands butent sur une question : puis-je traiter le stock de boutique comme celui d'entrepôt ?
La réponse courte est non. Les boutiques physiques et les pop-ups sont des emplacements au caractère différent des entrepôts, il vaut donc la peine de les modéliser et de les gérer un peu autrement. Dans cet article, nous expliquons en douceur comment séparer boutiques et pop-ups des entrepôts, et comment bien composer avec la synchronisation par feuille et le PDV.
Pourquoi boutiques et pop-ups méritent leur propre emplacement
Dans Shopify, un emplacement est simplement un lieu qui stocke, vend ou expédie du stock. Un entrepôt, une boutique et un pop-up peuvent chacun être enregistrés comme leur propre emplacement. Comme le stock est suivi par emplacement, le même produit peut figurer comme dix à l'entrepôt et trois en boutique, séparément.
Alors pourquoi ne pas regrouper la boutique avec l'entrepôt ? La raison est simple : la façon dont le stock bouge, et à quelle vitesse, diffère complètement entre les deux. Le stock d'entrepôt baisse surtout quand des commandes en ligne partent. Celui de la boutique baisse à l'instant où un client prend un article et l'apporte à la caisse. Fusionnez deux types de mouvement en un seul chiffre et vous perdez aussitôt de vue combien il y a, et où.
- Entrepôt : le stock baisse au traitement des commandes en ligne et tend à bouger par lots
- Boutique physique : le stock baisse à l'unité au comptoir, et le PDV le met à jour sur-le-champ
- Pop-up : vous apportez du stock pour une durée limitée, puis remballez à la fin
Les mouvements du PDV et leur lien avec la synchronisation par feuille
Ce qu'il faut surveiller avec une boutique physique, c'est Shopify POS, l'application de caisse. Quand un article se vend au comptoir, le PDV retire automatiquement un de cet emplacement de boutique. C'est merveilleusement pratique — mais cela demande de la prudence quand vous utilisez une feuille comme source de vérité et synchronisez à partir d'elle.
Si votre feuille indique que la boutique a cinq unités et que vous écrasez l'emplacement de boutique avec ce chiffre, vous risquez d'effacer les ventes que le PDV a accumulées en temps réel. Votre feuille ne se met peut-être à jour que quelques fois par jour, alors que le PDV bouge à la seconde. Cet écart de vitesse de mise à jour est la chose la plus importante à saisir quand on gère du stock de boutique depuis une feuille.
Gérer le stock de boutique dans la feuille ou l'exclure ?
C'est ici que beaucoup hésitent : le stock de boutique doit-il vivre aussi dans la feuille, ou rester hors de la synchronisation entièrement ? Un repère indicatif :
- 01Les boutiques à ventes PDV fréquentes sont plus sûres laissées hors de la synchronisation par feuille, le décompte confié au PDV
- 02Les boutiques que le PDV touche rarement — un espace d'exposition ou un point relais de réassort, disons — peuvent se gérer par chiffre dans la feuille avec peu de risque de dérive
- 03Dans le doute, commencez par ne synchroniser que vos emplacements d'entrepôt depuis la feuille, et gérez les boutiques à la main ou via le PDV
Autrement dit, laissez les lieux que des personnes font bouger en temps réel à ce système (le PDV), et ne gardez dans votre feuille que les lieux dont vous décidez les chiffres. Tracer la ligne ainsi évite les collisions. Notre application, Sync Master, prend en charge plusieurs emplacements (multi-entrepôt) et vous laisse choisir dans quels emplacements écrire, si bien qu'il est facile de concevoir un montage qui ne synchronise que les entrepôts et laisse les boutiques de côté.
Modéliser un emplacement temporaire pour un pop-up à durée limitée
Pour les marchés du week-end ou les stands d'événement ponctuels, l'idée d'un emplacement temporaire aide beaucoup. Créez un emplacement dédié et n'y déplacez que le stock que vous comptez emporter. Ainsi, les ventes du pop-up restent nettement séparées de votre stock en ligne, ce qui évite la double vente.
Quand le pop-up se termine, ramenez les invendus à l'emplacement d'entrepôt et désactivez le temporaire. Désactiver plutôt que supprimer conserve l'historique de stock passé, ce qui facilite la réutilisation la prochaine fois que vous vous installez au même endroit. Si vous gérez par feuille, il suffit d'ajouter une colonne pop-up le temps de l'événement et de la retirer ensuite.
Retirer les boutiques de vos emplacements de vente en ligne
Autre point important : le stock d'un emplacement doit-il seulement être vendable en ligne ? Si vous incluez par mégarde du stock de boutique ou de pop-up dans la quantité disponible de votre boutique en ligne, un article qui n'existe qu'au comptoir peut se vendre sur le web — et vous ne pourrez pas l'expédier.
Pour l'éviter, retirez boutiques et pop-ups des emplacements où votre canal de vente Boutique en ligne puise du stock. Shopify vous laisse gérer quel inventaire d'emplacement chaque canal de vente peut voir, de sorte que vous gardez le stock de surface de vente hors du web. Faites des entrepôts vos seuls emplacements visibles en ligne et vous évitez l'accident où ces trois unités de boutique sont raflées par une commande web.
Répartir les inventaires quand boutiques et entrepôts se mêlent
Vient enfin l'inventaire. Avec entrepôts et boutiques mêlés, la méthode de comptage comme le responsable changent. Les entrepôts se comptent facilement d'un coup, tandis que le stock de boutique se déplace petit à petit durant les heures d'ouverture — l'astuce est donc de compter quand les ventes se sont arrêtées, par exemple après la fermeture.
Nous recommandons de répartir la charge d'inventaire par emplacement, chacun n'étant responsable que du décompte réel de son propre emplacement. Le responsable d'entrepôt range les colonnes d'entrepôt dans la feuille ; le personnel de boutique réconcilie le stock PDV après la fermeture. Les rôles étant clairs, personne ne se demande quel chiffre corriger, et les écarts remontent plus tôt. Plus votre montage est mêlé, plus il est payant à long terme de décider d'avance quel mécanisme régit chaque emplacement.
Les boutiques physiques et les pop-ups sont des emplacements qui bougent simplement autrement que les entrepôts. Séparez les lieux que vous laissez au PDV de ceux que vous tenez dans votre feuille, et clarifiez la portée de la publication en ligne et la responsabilité de l'inventaire — réussissez cette séparation et votre stock reste facile à lire, quel que soit le nombre de boutiques et d'entrepôts que vous ajoutez.