En cuanto tu tienda maneja varios almacenes o tiendas y empiezas a sincronizar inventario, aparece toda una nueva clase de problemas que nunca surgían con una sola ubicación. Las cifras en sí son correctas, pero ‟de algún modo cae en el lugar equivocado” o ‟hay stock pero no se puede vender”: son tropiezos propios de las ubicaciones.
Este artículo reúne los errores que los equipos cometen con más frecuencia al sincronizar varias ubicaciones, cada uno con su causa y su solución. En vez de una lista genérica, se ciñe a las trampas concretas que de verdad surgen en la práctica, así que ve resolviendo las que te suenen.
Error 1: escribir en la ubicación equivocada
Lo más común es escribir inventario en una ubicación distinta de la prevista. Una ubicación de Shopify es un lugar que almacena, prepara y vende inventario, y aun para el mismo SKU, el almacén A y la tienda B se registran por separado. Si la ‟columna del almacén A” de tu hoja está asignada a la tienda B en el lado de Shopify, la cifra es correcta pero el destino es erróneo: una queda con exceso y la otra en rotura.
La solución es sencilla: gestiona la correspondencia de columna a ubicación mediante un vínculo fiable y no solo por el nombre, y prueba siempre una vez antes de una sincronización real. Los nombres de ubicación suelen parecerse, así que es fácil confundirlos a ojo; crea primero una tabla de correspondencia correcta y déjala fija.
Error 2: asignar cantidad antes de habilitar el stock en la ubicación
En Shopify, solo puedes asignar una cantidad en una ubicación después de haber puesto el producto en ‟almacenar inventario” en esa ubicación. Si añades un almacén nuevo pero olvidas habilitar esa ubicación en el producto, una sincronización fallará al escribir la cantidad o dará error. Suele ocurrir sobre todo al crear productos nuevos o al poner en marcha un almacén nuevo.
- Tras añadir una ubicación nueva, habilítala como lugar de almacenamiento en los productos pertinentes
- Tras crear un producto nuevo, confirma que puede tener stock en todas las ubicaciones que necesites
- Si un SKU no admite cantidad al sincronizar, sospecha primero de una habilitación de ubicación olvidada
- Usa la edición masiva para habilitar las ubicaciones objetivo de una sola vez
Error 3: confundir los estados del inventario y la forma de contar
El inventario se registra por ubicación como estados (disponible, comprometido, existencia real, etc.). Si sincronizas con esa distinción borrosa, generas faltantes o sobrantes inesperados. Veamos los casos principales en tres partes.
Confundir comprometido y existencia real
La existencia real es lo que físicamente hay en el almacén; lo disponible es la existencia real menos lo comprometido (pedido pero aún no enviado). Si tu hoja lleva la existencia real pero la comparas directamente con el disponible de Shopify y concluyes a la ligera ‟no coinciden”, harás ajustes innecesarios. Al sincronizar, la regla es cotejar lo equivalente entre la hoja y Shopify. En la mayoría de los casos lo más seguro es escribir la existencia real de la hoja en la existencia real de Shopify y dejar lo comprometido al procesamiento de pedidos de Shopify.
Contar dos veces entre columnas
Si mantienes columnas por ubicación pero además escribes a mano una columna aparte de ‟stock total”, el total y las cifras por ubicación se desvían antes de que te des cuenta. Vierte además ese total en alguna ubicación y acabarás contando el mismo stock dos veces. Decide que el total siempre se calcule con una fórmula y que lo único que escribas a mano sea la cantidad por ubicación.
Error 4: sincronizar el total
Escribir ‟100 entre todas las ubicaciones” de golpe en una sola ubicación es otro clásico. Shopify enruta los pedidos y decide desde dónde preparar según el inventario de cada ubicación. Si amontonas el total en un solo sitio, la preparación se distorsiona: puede intentar enviar desde una tienda que no tiene nada, o elegir un almacén lejano cuando había uno cercano disponible.
La solución es mantener la hoja con cantidades por ubicación y sincronizar con Shopify en esa misma granularidad. Sync Master trata Google Sheets como la fuente única de verdad y escribe la existencia real por ubicación de la hoja directamente en cada ubicación de Shopify, así que no hace falta consolidar un total en ninguna parte. Conservar la granularidad es, al final, el camino con menos accidentes.
Error 5: dejar IDs de ubicación y ajustes obsoletos
Si recreas una ubicación tras una mudanza de almacén o un cambio de tienda pero dejas en pie la correspondencia con la ubicación antigua, la sincronización seguirá escribiendo en un lugar que ya no usas. En pantalla parece un éxito, pero el stock de la tienda real nunca se actualiza. Siempre que añadas o quites una ubicación, revisa sin falta la tabla de correspondencia y los ajustes de programación.
- 01Tras añadir, quitar o desactivar una ubicación, actualiza la correspondencia de columna a ubicación
- 02Después vuelve a ejecutar la prueba de conexión para confirmar que cae en el lugar correcto
- 03Si usas sincronización programada, revisa que las ubicaciones objetivo coincidan con la configuración actual
- 04Ordena pronto las columnas de ubicaciones retiradas para evitar confusiones
Cada error de varias ubicaciones es sencillo por sí solo, pero apilados la causa se vuelve difícil de ver. Asienta estos cinco puntos —destino, almacenamiento, la distinción de estados, granularidad y frescura de los IDs— y crea el hábito de comprobar con una prueba de conexión tras cada cambio, y evitarás la mayoría de roturas y sobreventas. Empieza por el punto que te suene y ve marcándolos uno a uno.