Dos pedidos que pasan sobre una sola unidad: la sobreventa en una tienda única la tratamos en el artículo 24. Pero en cuanto opera con varias ubicaciones (almacenes) y vende el mismo SKU desde varias de ellas, aparece una forma más enrevesada de sobreventa. Cada ubicación tiene stock, pero al mirar el total combinado parece que puede vender más de lo que realmente puede.
En este artículo nos centramos en la diferencia entre la disponibilidad agregada y el stock por ubicación, y exponemos cómo se produce la sobreventa entre ubicaciones y qué operativa la evita por diseño. También vemos cómo escribir las cantidades por ubicación en Shopify con Google Sheets como maestro.
Cómo el stock agregado provoca sobreventa entre ubicaciones
En Shopify, el inventario se gestiona por ubicación como estados (disponible, comprometido, a mano, etc.). La cifra de 'disponible' que aparece en la página de producto suele ser la suma del stock de las ubicaciones donde ese producto está configurado para venderse. Si Tokio tiene 3 y Osaka 2, el cliente ve 5 disponibles en total.
Aquí está la trampa. Un pedido se prepara finalmente desde una única ubicación. Si entran cinco pedidos a la vez pero Tokio solo tiene 3, Tokio no puede enviar 5. Suficiente en el agregado, insuficiente por ubicación: eso es exactamente la sobreventa entre ubicaciones.
Trampas al vender un SKU desde varias ubicaciones
Tener el mismo SKU como stock en varias ubicaciones no tiene nada de malo en sí. Enviar desde un almacén cercano incluso mejora el coste de envío y el plazo de entrega. El problema surge al operar sin entender cómo se actualiza el stock de cada ubicación y cómo se agrega.
- Una ubicación se vacía mucho de ventas, pero la vista agregada sigue pareciendo 'todavía hay stock'
- Un POS de tienda física y el online comparten el mismo SKU, y el movimiento de un lado tarda en llegar al otro
- Se vuelve difícil rastrear a qué ubicación se aplicó una devolución o un ajuste de recuento
- Al añadir una ubicación nueva, pensaba incluirla en la venta pero no lo está (o al revés)
Sobreventa nacida del desfase de sincronización
Con varias ubicaciones, lo habitual es reunir el stock real de cada una en un único maestro y desde ahí volcarlo a Shopify. Pero entre reunir y volcar hay un desfase. Si entra un pedido en los pocos minutos a decenas de minutos que transcurren entre que el sistema de almacén de la ubicación A descuenta el stock, eso llega al Google Sheets maestro y por fin se escribe en Shopify, acepta el pedido sobre una cifra agregada obsoleta.
Cuantas más ubicaciones añade, más se dispersan sus tiempos de actualización. A cada 15 minutos, B manual, C un proceso nocturno: esa irregularidad vuelve impreciso el agregado y se convierte en caldo de cultivo para la sobreventa. Recomendamos visualizar primero, en una sola tabla, cuándo y con qué granularidad se actualiza cada ubicación.
Prevenirla con gestión de inventario por ubicación
La solución estructural es gestionar el stock por ubicación en lugar de en agregado, y escribir en Shopify por ubicación. Shopify vincula un producto a ubicaciones y puede mantener la cantidad de cada una por separado. También en el maestro de Google Sheets, separe filas (o columnas) por SKU y por ubicación, y deje explícito el stock a mano de cada una.
- 01En la configuración de ubicaciones de Shopify, dejar claro qué ubicaciones venden y cuáles son solo de envío
- 02Mantener el maestro de Google Sheets con granularidad 'SKU x ubicación', gestionando la cantidad de cada ubicación celda a celda
- 03Antes de sincronizar, usar una prueba de conexión para confirmar que el mapeo de columnas (SKU, ubicación, cantidad) es correcto
- 04Con sincronización programada, volcar la cantidad de cada ubicación a Shopify de forma regular
Sync Master admite varias ubicaciones (multi-almacén), de modo que el stock por ubicación de su hoja puede escribirse directamente en cada ubicación de Shopify. Como puede validar el mapeo con una prueba de conexión antes de cualquier sincronización real, evita de antemano el error fatal de confundir ubicaciones.
La opción de acotar las ubicaciones publicadas
Otra jugada práctica es acotar a propósito qué ubicaciones cuentan para la venta online. Incluir todas las ubicaciones en el total disponible complica la imagen; pero si los pedidos online se surten solo de un almacén dedicado al EC mientras las demás ubicaciones son solo de envío o solo de tienda, la ambigüedad de la agregación baja mucho.
Mientras es pequeño, decidir 'una sola ubicación publicada' es una simplificación válida. Al crecer y añadir ubicaciones, decidir a propósito cuáles cuentan para el stock online evita que el agregado se hinche y provoque sobreventa. La ubicación que quiera excluir de la venta, quítela del producto o ponga su stock a cero.
Pasos de recuperación cuando ocurre una sobreventa
Aun así, la sobreventa puede ocurrir. Cuando sucede, lo importante es responder por orden, sin entrar en pánico.
- 01Identificar en qué ubicación faltó stock (comprobar por ubicación, no en agregado)
- 02Revisar la asignación de preparación para ver si otra ubicación con stock puede enviar en su lugar
- 03Si ninguna ubicación puede enviar, contactar pronto con el cliente y ofrecer una opción: pedido pendiente, sustituto o reembolso
- 04Corregir de inmediato la cantidad de la ubicación implicada en el maestro y reflejarla con una sincronización manual
- 05Para evitar recaídas, revisar el tiempo de actualización y el ajuste de búfer de esa ubicación
El punto de partida de la sobreventa entre ubicaciones es pensar por ubicación, no por total. Si configura Google Sheets como maestro por ubicación y escribe con precisión en cada una con pruebas de conexión y sincronización programada, se acerca a una operativa que no se ve zarandeada por la ambigüedad de la agregación. Empiece por listar las ubicaciones publicadas de su tienda y sus tiempos de actualización.