Con un solo almacén, un inventario es casi: cuenta, compara con la hoja, listo. Pero en cuanto tienes dos o tres almacenes, la cosa se complica enseguida. Si el mismo producto está como 10 unidades en el almacén de Tokio y 5 en el de Osaka, conciliar mirando solo el total de 15 no sirve de nada. Si en Tokio faltan 3 mientras que en Osaka sobran 3, el total cuadra igualmente y el problema real queda oculto.
El inventario de Shopify se controla por ubicación desde el principio. Así que un inventario también debe contarse por ubicación y conciliarse por ubicación. Esta vez seguimos el flujo de cuadrar el recuento físico de cada almacén con la columna de ubicación correcta en tu hoja y ordenar las diferencias.
Por qué contar por ubicación
En Shopify, el inventario se registra por ubicación como estados del tipo disponible, comprometido y a la mano. Es decir, incluso para el mismo SKU, la cantidad en el almacén A y en el almacén B son valores totalmente distintos. Si solo cuentas contra el total, pierdes de vista esa verdad por ubicación.
La mayor ventaja de contar por ubicación es que puedes rastrear una diferencia hasta su origen. Cuando el inventario no cuadra y ocurre en un almacén concreto, puedes acotar la causa a los procedimientos o a los registros de entrada y salida de ese almacén. Si solo miras el total, solo sabes que algo falla en algún sitio, y la investigación se vuelve mucho más difícil.
Recortar una hoja de recuento por almacén
Si tu hoja maestra tiene el inventario de todos los almacenes en columnas, uno al lado del otro, entregarla tal cual al personal no es buena idea. Es facilísimo que la persona de Osaka sobrescriba sin querer una columna de Tokio. Prepara una hoja de recuento por almacén que recorte solo las columnas de ese almacén.
- 01De la maestra, extrae solo SKU, nombre del producto y el stock teórico del almacén objetivo
- 02A su lado, añade una columna de cantidad real vacía y una columna de diferencia
- 03Pon el nombre del almacén y la fecha en el nombre de la hoja (p. ej. recuento_osaka_2026-05-29)
- 04Comparte con cada responsable solo la hoja de su propio almacén
- 05Protege todo salvo la columna de cantidad real para que no se pueda tocar el stock teórico
Pon en la columna de diferencia la fórmula real menos teórico, así el desfase aparece en cuanto escribes. Positivo significa de más, negativo de menos, de un vistazo.
¿Conviene pausar la sincronización durante el recuento?
Aquí surge el dilema de siempre: ¿está bien dejar la sincronización automática hacia Shopify funcionando durante el recuento? Por norma, pausar la sincronización del almacén que se está contando es la opción segura. Si la cantidad de ese almacén se reescribe a mitad del recuento, ya no sabes si fiarte de la cifra real o de la teórica.
Dicho esto, no necesitas detener todos los almacenes a la vez. Mientras se cuenta Osaka, Tokio puede seguir sincronizando como siempre. Poder separar la operativa por ubicación es una gran ventaja del recuento almacén por almacén. Una herramienta que escribe la cantidad a la mano por ubicación, como Sync Master, debería encajar bien con este pausado por almacén.
Conciliar por ubicación
Una vez hecho el recuento, toca conciliar. La regla de oro aquí: no cuadres las cuentas a nivel de total. En la hoja de cada almacén, compara su stock teórico con el real, línea a línea. Da por confirmadas las filas con diferencia cero; reúne en una lista aparte solo las filas que muestren diferencia.
Con varios almacenes aparece un fenómeno curioso: el mismo SKU está en menos 2 en Tokio y en más 2 en Osaka. En la mayoría de los casos es señal de una transferencia entre almacenes sin registrar. Un hallazgo que jamás habrías detectado desde el total sale a la luz precisamente porque fuiste por ubicación.
Que el total cuadre no significa que tu inventario sea correcto. El inventario solo es correcto cuando cuadra ubicación por ubicación.
Aislar las causas por ubicación
Cuando tengas la lista de diferencias, aísla las causas por ubicación. Si las diferencias se concentran en un almacén, sospecha de un problema propio de ese almacén. Si están repartidas de forma fina por todos los almacenes, puede ser una señal para repensar las propias reglas de gestión de productos o SKU.
- Concentradas en un almacén: revisa los registros de entrada/salida y los procedimientos de ese almacén
- Diferencias que se anulan entre almacenes: sospecha de un registro de transferencia omitido
- El mismo SKU de menos en varios almacenes: sospecha de un fallo común en envíos o en procesamiento de devoluciones
- Solo desajustes en artículos de alto valor: revisa los procedimientos de picking y la ubicación de almacenaje
Decide la respuesta por orden, empezando por aquellas cuya causa entiendes. Daño o pérdida: reduce como baja. Una transferencia omitida: corrige juntas las cifras de ambos almacenes. Las diferencias cuya causa no encuentres no las borres a la fuerza; regístralas como diferencias sin explicar para alimentar el análisis de tendencias la próxima vez.
Pasos para aplicar las cifras confirmadas a la maestra
Una vez aisladas las causas, devuelve las cantidades reales confirmadas a las columnas de ubicación de la hoja maestra. También aquí la clave es no mezclar almacenes. Las reales de Osaka a la columna de Osaka, las de Tokio a la columna de Tokio, vertidas de una en una y con precisión.
Antes de aplicar, confirma sin falta el mapeo de columnas con una prueba de conexión. Sync Master ofrece una prueba de conexión que te permite validar el mapeo de columnas antes de cualquier sincronización real. Si compruebas aquí qué columna de la hoja corresponde a qué ubicación de Shopify, evitas confusiones como escribir las cifras de Osaka en Tokio.
Cuando la maestra esté actualizada, reanuda la sincronización de los almacenes que habías pausado. Si usas sincronización programada (automática), fijar una hora de reanudación tras la confirmación mantiene tu operativa estable. Contar por almacén, conciliar por almacén, aplicar por almacén: solo con mantener este flujo coherente, un inventario de varios almacenes se vuelve muchísimo más fiable.
Cuantos más almacenes añadas, menos te servirá el truco de cuadrar el total. Justo por eso conviene crear desde el principio el hábito de afrontarlo por ubicación. En tu próximo inventario, empieza sin miedo por una hoja de recuento por almacén.