En cuanto opera con más de un almacén, tarde o temprano se topa con el caso en que un solo pedido se envía desde varios almacenes. Para el cliente es un único pedido, pero entre bastidores quizá se tomen dos artículos de su almacén de Tokio y uno del de Osaka. Eso es el envío dividido.
Además, el envío parcial — mandar algunos artículos ahora y el resto cuando lleguen — ocurre a diario. Este artículo se centra en la mecánica del procesamiento de pedidos: cómo se mueve el inventario durante el envío dividido y parcial, y qué cifras de qué ubicación debe tratar su hoja de Google como la verdad.
Cuando un pedido se envía desde varios almacenes
En Shopify, el lugar donde un producto almacena inventario se llama ubicación. Si da a cada almacén su propia ubicación, el inventario se registra por ubicación. Cuando un cliente pide varios artículos a la vez, no tienen por qué estar todos en un mismo almacén. Es habitual que un artículo esté en Tokio y otro solo en Osaka.
En ese caso, el pedido decide artículo por artículo desde dónde se envía cada uno y acaba saliendo de varios almacenes. En la pantalla de pedidos de Shopify esto aparece como varios fulfillments (unidades de envío). Un pedido no siempre significa una ubicación: entenderlo es el primer paso de la operativa multiubicación.
Cómo se asigna el inventario en un envío dividido
Cuando entra un pedido, el inventario pasa primero a un estado llamado comprometido (committed). Aún no se ha enviado, pero está apartado para este pedido. En un pedido que abarca varios almacenes, ese compromiso se reparte por ubicación.
- 01Al crearse el pedido, a cada artículo se le asigna una ubicación de la que tomarlo (p. ej., artículo A de Tokio, artículo B de Osaka)
- 02La cantidad correspondiente queda comprometida en cada ubicación, y el disponible baja en esa cantidad
- 03Cuando un almacén envía de verdad, baja el inventario en stock (on hand) de esa ubicación
- 04Cuando todos los artículos se han enviado, todo el pedido queda marcado como completado
La clave es que el momento y el lugar en que baja el stock difieren por ubicación. Si Tokio envía primero, el stock de Tokio baja primero, mientras Osaka sigue comprometido hasta enviar. Si mira el pedido como un solo bloque, es fácil pasar por alto este desfase por ubicación.
Dónde queda el stock de los artículos restantes en un envío parcial
Con el envío parcial, puede mandar ahora dos de tres artículos pedidos desde Tokio y dejar el último esperando reposición en Osaka. Los dos enviados salen del stock de Tokio, mientras el artículo sin enviar sigue comprometido en Osaka. Dicho de otro modo, el stock del artículo restante espera, reservado en la ubicación que se le asignó.
Dónde chocan la sincronización de la hoja y el envío dividido
Aquí está el meollo. Si usa Google Sheets como fuente de verdad del inventario y escribe cantidades en Shopify, el envío dividido y la sincronización de la hoja pueden chocar. La mayor trampa es la ambigüedad sobre qué estado del inventario representa la hoja.
Como norma, lo que la hoja debe contener es el inventario en stock (on hand) de cada ubicación. El disponible es una cifra que Shopify calcula de forma automática a medida que entran y salen pedidos, así que sobrescribirlo desde la hoja provoca una doble resta frente a los pedidos comprometidos y descuadra las cifras. Defina la hoja como cuántas unidades hay físicamente en cada almacén y se mantendrá a salvo.
- Decida que la columna de cantidad de la hoja representa el stock en mano por ubicación
- No escriba el disponible directamente desde la hoja (cuenta doble frente a los compromisos)
- Para una ubicación en pleno envío, alinee la actualización de la hoja con el recuento del almacén
- Para productos que se mueven entre varias ubicaciones en un envío dividido, mantenga un rastro de qué fila de qué almacén actualizó
Reglas operativas que asumen el envío dividido
No se puede evitar sin más el envío dividido, así que lo realista es fijar reglas que asuman que ocurre. Prepare acuerdos sencillos que no confundan ni al personal de almacén más nuevo.
Primero, mantenga la hoja con una fila por cada par ubicación-y-SKU, para que quede claro qué stock de qué almacén está editando. Con una aplicación que admita varias ubicaciones — como Sync Master — puede mapear cada columna de ubicación de la hoja a su ubicación correspondiente en Shopify y reflejar el stock en mano de cada almacén directamente. Ejecute una prueba de conexión antes de la sincronización real para validar el mapeo de columnas y evitar el accidente de escribir en el almacén equivocado.
No dé por hecho que un pedido significa un lugar. En la operativa multiubicación, lo mejor es ver un pedido como una transacción que toma un poco de stock de varios lugares.
Evitar restas excesivas y dobles
Por último, el accidente más temido del envío dividido multiubicación: restar el stock por duplicado. Ocurre cuando resta a mano y anota en la hoja el inventario que Shopify ya redujo de forma automática con el pedido. Shopify resta una vez, la sincronización de la hoja resta otra, y pierde la cantidad dos veces.
- 01Ponga en la hoja solo el stock en mano basado en recuento y no reste a mano por los pedidos
- 02Actualice solo las ubicaciones que han terminado de enviar y no toque las aún comprometidas
- 03Programe la sincronización automática para las horas en que la entrada y salida del almacén está tranquila
- 04Confirme siempre la ubicación de destino antes de actualizar, comprobando que no sobrescribe la fila de otro almacén
El envío dividido y parcial son mecánicas inevitables para cualquier tienda con varios almacenes. Pero si retiene tres ideas — la hoja representa el stock en mano, comprometido y en stock son distintos, y solo actualiza las ubicaciones que han enviado — el descuadre de cifras baja con fuerza. Pruebe a incorporar a sus reglas operativas la costumbre de ver un pedido como un conjunto de lugares.