Más allá de un almacén en línea, quizá abra una tienda física o monte un pop-up de fin de semana, y de pronto los lugares donde guarda inventario se multiplican. Aquí muchos comerciantes tropiezan con una pregunta: ¿puedo tratar el stock de tienda igual que el de almacén?
La respuesta corta es no. Las tiendas físicas y los pop-ups son ubicaciones con un carácter distinto al de los almacenes, así que conviene modelarlos y gestionarlos de forma algo diferente. En este artículo repasamos con calma cómo separar tiendas y pop-ups de los almacenes, y cómo llevarse bien con la sincronización por hoja y el TPV.
Por qué las tiendas y los pop-ups merecen su propia ubicación
En Shopify, una ubicación es simplemente un lugar que almacena, vende o envía inventario. Un almacén, una tienda y un pop-up pueden registrarse cada uno como su propia ubicación. Como el inventario se rastrea por ubicación, el mismo producto puede figurar como diez en el almacén y tres en la tienda, por separado.
Entonces, ¿por qué no juntar la tienda con el almacén? El motivo es simple: la forma en que se mueve el stock, y a qué velocidad, es completamente distinta entre ambos. El stock del almacén baja sobre todo cuando salen pedidos en línea. El de la tienda baja en el instante en que un cliente coge algo y lo lleva a la caja. Fusione dos tipos de movimiento en un solo número y perderá al instante la noción de cuánto hay y dónde.
- Almacén: el stock baja al preparar pedidos en línea y tiende a moverse en lotes
- Tienda física: el stock baja de uno en uno en el mostrador, y el TPV lo actualiza al momento
- Pop-up: lleva stock para un periodo limitado y recoge cuando termina
Los movimientos del TPV y su relación con la sincronización por hoja
Lo que hay que vigilar con una tienda física es Shopify POS, la aplicación de caja. Cuando se vende un artículo en el mostrador, el TPV resta automáticamente uno de esa ubicación de tienda. Eso es muy cómodo, pero exige cuidado cuando usa una hoja como fuente de verdad y sincroniza desde ella.
Si en su hoja pone que la tienda tiene cinco unidades y sobrescribe la ubicación de tienda con esa cifra, corre el riesgo de borrar las ventas que el TPV ha ido acumulando en tiempo real. Su hoja quizá se actualiza solo unas veces al día, mientras que el TPV se mueve por segundos. Esa diferencia de velocidad de actualización es lo más importante que hay que entender al gestionar stock de tienda desde una hoja.
¿Gestionar el stock de tienda en la hoja o excluirlo?
Aquí muchos dudan: ¿el stock de tienda también debe vivir en la hoja, o quedar fuera de la sincronización por completo? Una guía orientativa:
- 01Las tiendas con ventas frecuentes por TPV es más seguro dejarlas fuera de la sincronización por hoja y confiar el recuento al TPV
- 02Las tiendas que el TPV apenas toca —un espacio de exposición o un punto intermedio de reposición— pueden gestionarse por número en la hoja con poco riesgo de desfase
- 03En caso de duda, empiece sincronizando solo sus ubicaciones de almacén desde la hoja y gestione las tiendas a mano o por TPV
Dicho de otro modo, deje los lugares que las personas mueven en tiempo real a ese sistema (el TPV) y conserve en su hoja solo los lugares cuyos números decide usted. Trazar la línea así evita choques. Nuestra aplicación, Sync Master, admite varias ubicaciones (multialmacén) y le permite elegir en qué ubicaciones escribir, así que es fácil diseñar un montaje que sincronice solo almacenes y deje fuera las tiendas.
Modelar una ubicación temporal para un pop-up por tiempo limitado
Para mercadillos de fin de semana o puestos de evento puntuales, la idea de una ubicación temporal ayuda mucho. Cree una ubicación dedicada y traslade a ella solo el stock que piensa llevar. Si lo hace, las ventas del pop-up quedan claramente separadas de su stock en línea, lo que evita la doble venta.
Cuando el pop-up termina, devuelva los sobrantes a la ubicación de almacén y desactive la temporal. Desactivar en lugar de eliminar conserva el historial de inventario pasado, lo que facilita reutilizarla la próxima vez que monte en el mismo sitio. Si gestiona con una hoja, basta con añadir una columna de pop-up durante el periodo y quitarla después.
Quitar las tiendas de sus ubicaciones de venta en línea
Otro punto importante es si el stock de una ubicación debe poder venderse en línea siquiera. Si incluye por descuido stock de tienda o de pop-up en la cantidad disponible de su tienda en línea, un artículo que solo existe en el mostrador puede venderse por internet, y entonces no podrá enviarlo.
Para evitarlo, quite las tiendas y los pop-ups de las ubicaciones de las que el canal de venta Tienda online toma stock. Shopify le permite gestionar qué inventario de ubicación puede ver cada canal de venta, de modo que puede mantener el stock del local fuera de la web. Haga de los almacenes sus únicas ubicaciones visibles en línea y evitará el accidente de que esas tres unidades de tienda se las lleve un pedido web.
Repartir los inventarios cuando se mezclan tiendas y almacenes
Por último viene el inventario. Con almacenes y tiendas mezclados, cambian tanto el método de recuento como quién lo hace. Los almacenes se cuentan fácil de una vez, mientras que el stock de tienda se desplaza poco a poco durante el horario de apertura, así que el truco es contar cuando las ventas se han detenido, por ejemplo tras el cierre.
Recomendamos repartir la tarea de inventario por ubicación, con cada persona responsable solo del recuento real de su propia ubicación. El responsable de almacén ordena las columnas de almacén en la hoja; el personal de tienda concilia el stock de TPV tras el cierre. Con los roles claros, nadie duda qué número corregir y los desfases salen antes a la luz. Cuanto más mezclado esté su montaje, más compensa a la larga decidir de antemano qué mecanismo rige cada ubicación.
Las tiendas físicas y los pop-ups son ubicaciones que simplemente se mueven distinto que los almacenes. Separe los lugares que deja al TPV de los que conserva en su hoja, y deje claros el alcance de la publicación en línea y la responsabilidad del inventario: logre esa separación y su inventario seguirá siendo fácil de leer por muchas tiendas y almacenes que añada.