Los SKU duplicados siempre se descubren en el peor momento. Justo al iniciar una promoción, en plena campaña de fin de año, la mañana después de subir un lote grande de novedades: detectas una cifra rara en el inventario, sigues el rastro y aterrizas en el remate: el mismo SKU estaba asignado a varios productos o variantes.
Lo más traicionero de los SKU duplicados es que la operativa diaria casi no los pone en evidencia. Shopify no comprueba con rigor la unicidad del SKU al crear un producto (lo mismo ocurre con los códigos de barras). Por eso, si por error asignas el mismo número, en ese momento no salta ningún error. Es al ejecutar una app de sincronización cuando el enlace no se resuelve a un único destino y aparece como error o incoherencia. En este artículo abordamos cómo convivir bien con los SKU duplicados.
Por qué surgen los SKU duplicados
Hay unos cuantos patrones habituales detrás de los duplicados. Por orden aproximado de frecuencia:
- Al duplicar un producto, el SKU se copió tal cual
- En una importación CSV, varias filas con SKU en blanco se registraron como «sin definir»
- Personas distintas, usando la misma convención de nomenclatura, asignaron por casualidad el mismo SKU
- Un producto antiguo no se archivó, se dejó activo y el mismo número se reutilizó en un producto nuevo
- Existían variantes de color, pero no se añadió el código de sufijo correspondiente al color
El primero, «copia al duplicar un producto», es con diferencia el patrón más habitual en el día a día. Al pulsar el botón Duplicar en el panel de Shopify, los SKU y los códigos de barras se copian tal cual. La idea es modificarlos después, pero entre cambios en la descripción y sustituciones de imágenes uno se olvida del SKU: es el guion clásico.
Cómo detectarlos
Si los dejas a su aire, los SKU duplicados se multiplican en silencio. Por eso conviene detectarlos con periodicidad. No es complicado: las funciones estándar de Hojas de cálculo de Google son más que suficientes.
Cómo hacer aflorar los duplicados en Hojas de cálculo de Google
Hojas de cálculo de Google reúne funciones perfectas para encontrar duplicados. El flujo es: primero exporta todos los productos desde Shopify y carga el CSV en la hoja. Después sigue estos pasos.
- 01Selecciona la columna de SKU y abre Datos, Limpieza de datos, Destacar duplicados
- 02Las celdas duplicadas se colorean, lo que te da una primera idea del volumen
- 03Para más detalle, en una celda auxiliar introduce una fórmula como «=CONTAR.SI(A:A; A2)» que muestre cuántas veces aparece cada SKU
- 04Filtra solo las filas con un recuento igual o superior a 2
- 05Copia el resultado filtrado a otra hoja y guárdalo como «lista de duplicados»
Ejecutar este flujo aunque sea una vez al mes evita que los duplicados se conviertan en un gran problema. Lo ideal sería semanal, pero empezar mensual sin sobrecargarte está bien.
Aprovechar los avisos de la app de sincronización
Apps como Sync Master incluyen avisos del tipo «La misma clave aparece en varias filas» en los informes de prueba de conexión y de ejecución. Si conviertes la prueba de conexión en un hábito, descubrirás los nuevos duplicados desde el primer momento. Que la app los encuentre de forma automática, sin que tengas que abrir la hoja y montar fórmulas, es una gran ventaja.
Opciones de resolución
Una vez localizado un duplicado, llega la limpieza. En lugar de borrar uno a ciegas, elige la opción adecuada según la situación.
- Opción A: reescribir uno con un SKU nuevo y correcto (lo más habitual)
- Opción B: archivar el antiguo y dejar activo solo el producto vigente
- Opción C: si es un registro doble del mismo producto, eliminar uno por completo y consolidar el inventario
- Opción D: si la convención de variantes era laxa, replantear las reglas y reasignar los SKU de todo el catálogo
La opción A vale cuando ambos se venden actualmente como productos distintos. La B funciona cuando uno es un descatalogado de hace años que se quedó sin ordenar. La C exige criterio cuidadoso. Antes de actuar, comprueba (incluyendo el historial de pedidos) si realmente son el mismo producto o si solo se parecen.
Reglas para no generar duplicados
Tras la limpieza, toca la prevención. Mientras las personas asignen los SKU a mano, los duplicados pueden surgir en cualquier momento, así que conviene blindarlo desde el sistema.
- 01Documenta la convención de nomenclatura de SKU y mantenla siempre visible en la wiki y en la hoja
- 02Antes de asignar un SKU nuevo, comprueba siempre con CONTAR.SI frente al listado existente
- 03Justo después de duplicar un producto, convierte en tarea obligatoria revisar SKU y código de barras
- 04Guarda en otra hoja el historial de SKU, incluyendo los productos archivados
- 05Una vez al mes, ejecuta siempre el script de detección de duplicados o la prueba de conexión
El quinto punto, «detección mensual», es discreto pero muy eficaz. Cuanto antes detectes un duplicado, más fácil será la recuperación. Si te das cuenta al cabo de seis meses, ya no podrás trazar con exactitud el enlace de los pedidos del periodo y la investigación puede llevarte todo un día.
Otra norma poco vistosa pero muy efectiva es prohibir la reutilización de SKU. Si decides que el SKU de un producto descatalogado no se reutilizará en uno nuevo, evitarás colisiones con el historial. Recuerda el principio: «los SKU son de un solo uso».
Cierre: con los duplicados, lo que cuenta es cuándo los detectas
Mientras tengas una tienda en marcha, no podrás evitar por completo los SKU duplicados. Por mucho cuidado que pongas, un descuido al duplicar o un comportamiento inesperado de una importación CSV los generará. Por eso lo que importa es cuándo te das cuenta. Si lo detectas justo después, la limpieza son unos minutos. Si pasan seis meses, son un día entero de investigación.
Convierte en hábito tres cosas —comprobaciones mensuales en Hojas de cálculo de Google, la prueba de conexión de tu app de sincronización y la revisión justo después de duplicar productos— y los SKU duplicados bajarán del «peor momento» al «pequeño trámite diario». Empieza hoy con una sola.