Instalar una app nueva en Shopify pone a cualquiera un poco nervioso. «¿Y si de repente se sobrescriben las cifras y algo se rompe?» «No sé qué parte de la hoja hay que corregir»… esos temores son perfectamente normales. En este artículo le acompañamos paso a paso por todo lo que conviene hacer el primer día, desde instalar Sync Master hasta lograr su primera sincronización exitosa.
Le adelantamos la conclusión: el primer día es muy sencillo. Preparar la hoja, echar un vistazo con la prueba de conexión, ejecutar la sincronización real y revisar los registros: solo cuatro pasos. Si los hace en orden, prácticamente nunca acaba con un accidente serio en el primer intento.
Qué hacer justo después de instalar
Al instalar Sync Master, le llevará a la pantalla de configuración inicial. Lo primero ahí es conectar una cuenta de Google. Piénselo como conceder acceso a la hoja de cálculo donde viven los datos de inventario. Si en su equipo se manejan varias cuentas de Google, elija aquella que se hará cargo del inventario de esta tienda en adelante.
A continuación, revise el estado del seguimiento del inventario en Shopify. Si el interruptor «Hacer seguimiento del inventario» no está activado para los productos que quiere sincronizar, los valores volcados desde la hoja sencillamente no se reflejarán. Como vimos en el artículo anterior, es uno de los tropiezos más típicos. Si tiene muchos productos, exportar un CSV para revisarlo en bloque es una buena opción.
Preparar la plantilla de la hoja
Sync Master está pensada para que su maestro de inventario viva en una hoja de Google. La estructura es sencilla: una fila equivale a un registro de inventario, es decir, «esta SKU, en esta ubicación, con esta cantidad». Decidir desde el principio qué columnas son obligatorias y cuáles son de apoyo le ahorrará muchos quebraderos de cabeza más adelante.
Columnas obligatorias
Como mínimo, basta con tres columnas para que la sincronización funcione: SKU, ubicación y cantidad. Asegúrese de que en el equipo todos entienden lo mismo por cada una.
- SKU: coincidencia exacta con la SKU registrada en Shopify. Atención a mayúsculas/minúsculas y a los espacios al principio o al final
- Ubicación: debe coincidir con el «nombre de ubicación» registrado en el panel de Shopify
- Cantidad: usar números enteros. Las celdas en blanco o texto mezclado provocan errores de sincronización
Columnas recomendadas
No son obligatorias, pero hay unas cuantas columnas que facilitan mucho la operativa. Una columna con el nombre del producto permite reconocer al abrir la hoja «ah, este es ese producto», y es una nota para personas que no necesita formar parte de la sincronización. Otras columnas útiles son la fecha del último recuento, la persona responsable, el stock de seguridad o las cantidades de reposición previstas: añadirlas le permite tomar decisiones operativas con solo mirar la hoja.
La clave es distinguir con claridad las columnas que escriben de vuelta a Shopify de las columnas pensadas para que las lean personas. En los ajustes de Sync Master se indica qué columnas se sincronizan, así que no hay riesgo de que las columnas de notas se acaben volcando por error a Shopify.
Comprobar con la prueba de conexión
Cuando la hoja esté lista, llega el momento de ejecutar… pero antes intercale siempre la prueba de conexión. Es una de las funciones de seguridad más importantes de Sync Master: antes de cualquier sincronización real, muestra una vista previa de «qué ocurriría si lo ejecutara ahora mismo».
En la pantalla de la prueba de conexión se ve, fila a fila, con qué producto de Shopify se mapea cada línea de la hoja y cómo cambiaría el inventario de cada ubicación. Avisos como «no se ha encontrado una SKU coincidente» o «el nombre de la ubicación no coincide» aparecen aquí, todos juntos. Si esa vista previa marca cero errores antes de ejecutar de verdad, puede continuar con bastante tranquilidad.
- SKU que no encajan: probablemente una diferencia de escritura en la hoja, o que el producto se haya borrado en Shopify
- Ubicación que no coincide: sospeche de caracteres ancho medio/completo o de cambios recientes en el nombre
- Cantidades con valores extraños: revise si la configuración interpreta las celdas vacías como 0
Ejecución real y lectura de los registros
Una vez que la prueba de conexión da un resultado limpio, llega la ejecución real. Al pulsar el botón «Ejecutar» de Sync Master, los valores escritos en la hoja empiezan a reflejarse en los niveles de inventario de Shopify. Con muchos productos puede tardar de unas decenas de segundos a unos pocos minutos. Aunque cierre la pantalla mientras tanto, el proceso continúa en segundo plano.
Cuando termina, la pantalla de registros muestra cuántas filas se han procesado con éxito, han fallado o se han omitido. En las filas con error queda registrada la SKU y el motivo, así que basta con corregir la hoja y volver a ejecutar. En las filas correctas conviene asomarse a la pantalla de inventario de Shopify y comprobar al azar que los números han quedado como esperaba.
Una vez superada la sincronización del primer día, la segunda se siente mucho más fluida. A partir de ahí, se trata de repetir la misma hoja, la misma plantilla y el mismo flujo: con un poco de práctica, todo se resuelve en pocos clics. Superado ese primer intento, la sincronización por hoja se convierte en parte de su día a día.
La próxima vez pasaremos a un tema al que se enfrentan las tiendas con varias ubicaciones: el diseño de la hoja. Repasaremos qué tener en cuenta desde la fase de diseño para que la operativa no se desmorone en cuanto se añade una nueva ubicación.