Quieres sincronizar el inventario de varios almacenes o tiendas íntegramente desde Google Sheets, pero en cuanto te sientas a configurarlo te quedas atascado en ‟¿por dónde empiezo siquiera?”. La multiubicación es potente, pero saltarse la preparación inicial es justo lo que lleva a que el stock se escriba en la ubicación equivocada, o a que las cantidades no lleguen a aterrizar.
Por eso, esta vez exponemos la configuración que conviene tener lista antes de tu primera sincronización real, como una lista de comprobación paso a paso. Desde nombrar las ubicaciones hasta abastecer productos, diseñar las columnas de tu hoja, hacer una prueba de conexión y elegir la prioridad de preparación: recórrela punto por punto y llegarás a la puesta en marcha sin adivinar.
Nombrar y habilitar tus ubicaciones
Primero, la base: una ubicación de Shopify es un lugar que almacena, prepara y vende inventario. Sea un almacén, una tienda física o un punto de dropship, todo lugar que tenga stock se registra como ubicación. Todo el cimiento de la sincronización multiubicación está aquí, así que acertar con los nombres y los estados desde el principio importa mucho.
Nombrar bien rinde frutos más adelante en lugares inesperados. Llegarás sin remedio a un punto en el que cotejas los encabezados de columna de la hoja con los nombres de ubicación, así que elige nombres fáciles de leer tanto para personas como para herramientas. En vez de etiquetas vagas como ‟Almacén” o ‟Tienda 2”, apunta a nombres únicos y distinguibles como ‟Almacén Madrid” o ‟Tienda Barcelona”. Tras nombrarlas, confirma que las ubicaciones que vas a sincronizar están habilitadas: no puedes asignar inventario a una ubicación desactivada.
Abastecer los productos en cada ubicación
Este es un paso fácil de pasar por alto pero crucial. En Shopify debes abastecer un producto en una ubicación antes de poder asignarle una cantidad allí. Aunque prepares los números en el lado de la hoja, si esa ubicación no está vinculada al producto en el lado de Shopify, una sincronización no tiene dónde aterrizar la cifra.
El inventario se registra por ubicación como estados (disponible, comprometido, existencia real, etc.), y aun para el mismo SKU la cifra del almacén A se mueve aparte de la de la tienda B. Antes de una sincronización real, confirma siempre que los productos que quieres sincronizar están abastecidos en cada ubicación de destino. Justo después de añadir una ubicación nueva, los productos existentes a menudo aún no están vinculados a ella, así que ahí hace falta cuidado extra.
Comprobar lagunas en la cobertura
Con un catálogo grande, confirmar producto por producto cuál está abastecido en qué ubicación es trabajoso. Cambia de ubicación en la vista de inventario de Shopify y busca productos que no estén abastecidos allí. Si empiezas en pequeño, elige primero unos SKU de prueba, abastécelos en todas las ubicaciones y prueba una sincronización: comprobar lagunas se vuelve mucho más fácil.
Diseñar columnas por ubicación en la hoja
Pasemos al diseño de la hoja de Google que será tu maestra de inventario. Con varias ubicaciones, el patrón básico es una columna de existencias por ubicación para cada SKU. Una disposición ancha —una fila por SKU, con columnas de cantidad por ubicación— se lee bien para las personas y se mapea con limpieza a la herramienta.
- 01Pon el SKU (o una clave que identifique de forma única la variante) en la primera columna
- 02Proporciona una columna de existencias por cada ubicación
- 03Usa los nombres de ubicación de Shopify tal cual como encabezados de columna, con una escritura coherente
- 04Pon solo números en las columnas de cantidad: nada de unidades, símbolos ni espacios mezclados
- 05Fija el encabezado a una sola fila para que nunca se mezcle con las filas de datos
Sync Master admite varias ubicaciones y escribe las existencias de cada columna de ubicación de la hoja en la ubicación de Shopify correspondiente. La correspondencia de columnas a ubicaciones se decide mediante el mapeo, así que cuanto más claros y únicos sean tus encabezados, más rápida y precisa será la configuración. Trata aquí Google Sheets como la fuente única de verdad y canaliza toda la entrada por la hoja, y tu operación se mantendrá estable.
Hacer una prueba de conexión y verificar el mapeo
Con las columnas diseñadas, en lugar de sincronizar todo de golpe, confirma primero la correspondencia con una prueba de conexión. Sync Master tiene una prueba de conexión que valida la correspondencia de columnas a ubicaciones antes de una sincronización real, así que puedes comprobar que ‟esta columna de esta hoja escribe en esta ubicación de Shopify” antes de modificar inventario alguno.
- Si la columna de SKU coincide correctamente con tus productos y variantes de Shopify
- Si cada columna de cantidad está mapeada a la ubicación prevista
- Si los productos objetivo están abastecidos en la ubicación de destino
- Si las inconsistencias en los encabezados (espacios, mayúsculas) han descolocado el mapeo
Conviene probar primero con un conjunto pequeño de SKU. Una vez confirmes que las cantidades esperadas aterrizan en las ubicaciones esperadas, puedes ampliar el alcance con confianza. Verificar con cuidado esa primera pasada es la forma más segura de evitar una gran confusión más adelante.
Elegir la prioridad de preparación y dejar lista la automatización
Por último, decide la prioridad de desde qué ubicación se envía un pedido. Shopify enruta la asignación y la preparación de pedidos entre varias ubicaciones, pero fijar cuál favorecer según tu política operativa te da ventaja en distancia y coste de envío. Ordena la secuencia de las ubicaciones con stock —colocando tu centro principal o la ubicación más cercana a los clientes más arriba, por ejemplo— y piensa una secuencia que encaje con tu tienda.
Cubre los pasos hasta aquí en orden —nombrar y habilitar ubicaciones, abastecer productos en cada ubicación, diseñar columnas, la prueba de conexión y la prioridad de preparación— y tu primera sincronización real será mucho más segura. Cuanto más tiempo inviertas en la preparación, menos confusiones y roturas afrontarás después. Haz primero una pasada con unos SKU de prueba, confirma que no hay problemas y luego amplía a todo el catálogo.