Bei einem einzigen Lager ist eine Inventur im Wesentlichen: zählen, mit der Tabelle vergleichen, fertig. Doch sobald Sie zwei oder drei Lager haben, wird es schnell kompliziert. Liegt dasselbe Produkt mit 10 Stück im Lager Tokio und 5 im Lager Osaka, ist ein Abgleich allein über die Summe von 15 sinnlos. Fehlen in Tokio 3, während in Osaka 3 zu viel sind, stimmt die Summe trotzdem und das eigentliche Problem bleibt verborgen.
Der Shopify-Bestand wird von Anfang an pro Standort geführt. Also sollte auch eine Inventur pro Standort gezählt und pro Standort abgeglichen werden. Diesmal verfolgen wir den Ablauf, die physische Zählung jedes Lagers der richtigen Standortspalte in Ihrer Tabelle zuzuordnen und die Abweichungen aufzuräumen.
Warum pro Standort zählen
In Shopify wird der Bestand pro Standort als Zustände wie verfügbar, reserviert und vorrätig erfasst. Mit anderen Worten: Selbst bei derselben SKU sind die Menge in Lager A und in Lager B völlig getrennte Werte. Zählen Sie nur gegen die Summe, verlieren Sie diese Wahrheit je Standort aus dem Blick.
Der größte Vorteil des Zählens pro Standort: Sie können eine Abweichung bis zur Quelle zurückverfolgen. Stimmt der Bestand nicht und geschieht das in einem bestimmten Lager, lässt sich die Ursache auf die Abläufe oder die Ein- und Ausgangsbuchungen dieses Lagers eingrenzen. Sehen Sie nur die Summe, erfahren Sie bloß, dass irgendwo etwas nicht passt, und die Untersuchung wird viel schwerer.
Pro Lager ein Zählblatt ausschneiden
Hält Ihre Master-Tabelle den Bestand aller Lager nebeneinander in Spalten, ist es keine gute Idee, sie so an die Fläche zu geben. Es passiert viel zu leicht, dass die Person in Osaka versehentlich eine Tokio-Spalte überschreibt. Bereiten Sie pro Lager ein Zählblatt vor, das nur die Spalten dieses Lagers ausschneidet.
- 01Ziehen Sie aus dem Master nur SKU, Produktname und den Soll-Bestand für das Ziel-Lager heraus
- 02Fügen Sie daneben eine leere Ist-Spalte und eine Differenzspalte ein
- 03Schreiben Sie Lagername und Datum in den Blattnamen (z. B. Zaehlung_Osaka_2026-05-29)
- 04Teilen Sie jeder Lagerperson nur das Blatt ihres eigenen Lagers
- 05Schützen Sie alles außer der Ist-Spalte, damit der Soll-Bestand unberührt bleibt
Setzen Sie die Differenzspalte auf die Formel Ist minus Soll, dann zeigt sich die Lücke schon beim Tippen. Positiv heißt zu viel, negativ zu wenig, auf einen Blick.
Sollte man die Synchronisation während der Zählung pausieren
Hier kommt das übliche Dilemma: Darf die automatische Synchronisation nach Shopify während der Zählung weiterlaufen? Grundsätzlich ist es die sichere Wahl, die Synchronisation für das gerade gezählte Lager zu pausieren. Wird dessen Menge mitten in der Zählung überschrieben, wissen Sie nicht mehr, ob Sie dem Ist- oder dem Soll-Wert trauen sollen.
Dabei müssen Sie nicht alle Lager gleichzeitig stoppen. Während Osaka gezählt wird, kann Tokio wie gewohnt weiter synchronisieren. Den Betrieb pro Standort trennen zu können, ist eine große Stärke der lagerweisen Inventur. Ein Tool, das die Vorratsmenge pro Standort schreibt, etwa Sync Master, dürfte gut zu diesem lagerweisen Pausieren passen.
Pro Standort abgleichen
Ist die Zählung erledigt, geht es an den Abgleich. Die eiserne Regel hier: Gleichen Sie die Bücher nicht auf Summenebene aus. Vergleichen Sie auf dem Blatt jedes Lagers den Soll-Bestand mit dem Ist, Zeile für Zeile. Zeilen mit Differenz null werden bestätigt; nur Zeilen mit Differenz wandern in eine separate Liste.
Bei mehreren Lagern zeigt sich ein interessantes Phänomen: Dieselbe SKU ist in Tokio minus 2 und in Osaka plus 2. Meist ist das ein Zeichen für eine nicht erfasste Umlagerung zwischen den Lagern. Ein Befund, den Sie aus der Summe nie hätten erkennen können, tritt gerade deshalb zutage, weil Sie pro Standort vorgegangen sind.
Eine stimmende Summe bedeutet nicht, dass Ihr Bestand korrekt ist. Korrekt ist der Bestand erst, wenn er Standort für Standort stimmt.
Ursachen pro Standort eingrenzen
Liegt die Differenzliste vor, grenzen Sie die Ursachen pro Standort ein. Häufen sich die Abweichungen an einem Lager, vermuten Sie ein lagerspezifisches Problem. Verteilen sie sich dünn über alle Lager, ist das vielleicht ein Signal, die Produkt- oder SKU-Verwaltungsregeln selbst zu überdenken.
- An einem Lager gehäuft: Ein- und Ausgangsbuchungen sowie Abläufe dieses Lagers prüfen
- Differenzen, die sich zwischen Lagern aufheben: eine fehlende Umlagerungsbuchung vermuten
- Dieselbe SKU in mehreren Lagern zu wenig: eine gemeinsame Lücke bei Versand oder Retourenbearbeitung vermuten
- Nur hochpreisige Artikel daneben: Pickabläufe und Lagerplatz überdenken
Legen Sie die Reaktion der Reihe nach fest, beginnend mit den Fällen, deren Ursache Sie verstehen. Beschädigung oder Verlust: als Abschreibung reduzieren. Eine fehlende Umlagerung: die Zahlen beider Lager gemeinsam korrigieren. Abweichungen ohne erkennbare Ursache nicht erzwungen entfernen, sondern als unklare Abweichungen erfassen, um die Trendanalyse beim nächsten Mal zu speisen.
Schritte, um bestätigte Werte in den Master zu übernehmen
Sind die Ursachen eingegrenzt, geben Sie die bestätigten Ist-Werte in die Standortspalten der Master-Tabelle zurück. Auch hier gilt: Lager nicht vermischen. Osaka-Ist in die Osaka-Spalte, Tokio-Ist in die Tokio-Spalte, eines nach dem anderen und genau.
Prüfen Sie vor der Übernahme unbedingt die Spaltenzuordnung mit einem Verbindungstest. Sync Master bietet einen Verbindungstest, mit dem Sie Ihre Spaltenzuordnung vor jeder echten Synchronisation validieren können. Wenn Sie hier prüfen, welche Tabellenspalte welchem Shopify-Standort entspricht, verhindern Sie Verwechslungen wie das Eintragen der Osaka-Zahlen in Tokio.
Ist der Master aktualisiert, nehmen Sie die Synchronisation der pausierten Lager wieder auf. Nutzen Sie geplante (automatische) Synchronisation, hält ein nach der Bestätigung festgelegter Wiederaufnahmezeitpunkt Ihren Betrieb stabil. Pro Lager zählen, pro Lager abgleichen, pro Lager übernehmen: Allein dieser eine konsequente Ablauf macht eine Inventur über mehrere Lager dramatisch verlässlicher.
Je mehr Lager Sie hinzufügen, desto weniger lässt sich auf Summenebene tricksen. Genau deshalb sollten Sie sich von Anfang an die Gewohnheit aneignen, es pro Standort anzugehen. Beginnen Sie bei der nächsten Inventur ruhig mit einem Zählblatt pro Lager.