Neben einem Online-Lager eröffnen Sie vielleicht ein Ladengeschäft oder bauen ein Wochenend-Pop-up auf — und plötzlich vervielfachen sich die Orte, an denen Sie Bestand halten. Hier stolpern viele Händler über eine Frage: Darf ich Ladenbestand genauso behandeln wie Lagerbestand?
Die kurze Antwort lautet nein. Ladengeschäfte und Pop-ups sind Standorte mit anderem Charakter als Lager, deshalb lohnt es sich, sie etwas anders zu modellieren und zu führen. In diesem Beitrag erklären wir behutsam, wie Sie Läden und Pop-ups von Lagern trennen und wie Sie dabei mit Sheet-Sync und POS gut auskommen.
Warum Läden und Pop-ups einen eigenen Standort verdienen
In Shopify ist ein Standort schlicht ein Ort, der Bestand führt, verkauft oder versendet. Ein Lager, ein Laden und ein Pop-up lassen sich jeweils als eigener Standort anlegen. Da Bestand je Standort erfasst wird, kann dasselbe Produkt getrennt als zehn im Lager und drei im Laden liegen.
Warum also den Laden nicht einfach mit dem Lager zusammenfassen? Der Grund ist simpel: Wie sich der Bestand bewegt und wie schnell, unterscheidet sich zwischen beiden völlig. Lagerbestand sinkt vor allem, wenn Online-Bestellungen rausgehen. Ladenbestand sinkt in dem Moment, in dem ein Kunde etwas nimmt und zur Kasse trägt. Verschmelzen Sie zwei Arten von Bewegung zu einer Zahl, verlieren Sie sofort den Überblick, wie viel wo liegt.
- Lager: Bestand sinkt beim Versand von Online-Bestellungen und bewegt sich eher in Schüben
- Ladengeschäft: Bestand sinkt Stück für Stück an der Kasse, und das POS aktualisiert ihn sofort
- Pop-up: Sie bringen Bestand für eine begrenzte Zeit mit und packen am Ende wieder ein
POS-Bewegungen und ihr Bezug zur Sheet-Synchronisation
Beim Ladengeschäft ist Shopify POS, die Kassen-App, im Auge zu behalten. Verkauft sich ein Artikel an der Kasse, zieht das POS automatisch eins von diesem Ladenstandort ab. Das ist herrlich praktisch — verlangt aber Vorsicht, wenn Sie ein Sheet als Quelle der Wahrheit nutzen und daraus synchronisieren.
Steht im Sheet, der Laden habe fünf Stück, und überschreiben Sie den Ladenstandort mit dieser Zahl, riskieren Sie, die vom POS in Echtzeit erfassten Verkäufe zu löschen. Ihr Sheet aktualisiert sich vielleicht nur ein paar Mal am Tag, während das POS im Sekundentakt arbeitet. Dieser Unterschied im Aktualisierungstempo ist das Wichtigste, was Sie beim Verwalten von Ladenbestand per Sheet verstehen müssen.
Ladenbestand im Sheet verwalten oder ausschließen?
Hier zögern viele: Soll Ladenbestand auch ins Sheet, oder ganz aus der Synchronisation heraus? Ein grober Leitfaden:
- 01Läden mit häufigen POS-Verkäufen lässt man am sichersten aus der Sheet-Sync heraus und überlässt die Zahl dem POS
- 02Läden, die das POS kaum berührt — etwa eine Ausstellungsfläche oder ein Nachschub-Zwischenpunkt — lassen sich per Zahl im Sheet mit geringem Abweichungsrisiko verwalten
- 03Im Zweifel synchronisieren Sie zunächst nur Ihre Lagerstandorte aus dem Sheet und führen Läden manuell oder per POS
Mit anderen Worten: Überlassen Sie Orte, an denen Menschen in Echtzeit bewegen, jenem System (POS), und halten Sie nur die Orte im Sheet, deren Zahlen Sie selbst festlegen. So gezogen, vermeidet die Grenze Kollisionen. Unsere App Sync Master unterstützt mehrere Standorte (Multi-Lager) und lässt Sie wählen, in welche Standorte geschrieben wird — so ist ein Aufbau leicht zu gestalten, der nur Lager synchronisiert und Läden auslässt.
Einen temporären Standort für ein befristetes Pop-up modellieren
Für Wochenendmärkte oder einmalige Eventstände hilft die Idee eines temporären Standorts sehr. Legen Sie einen eigenen Standort an und verschieben Sie hinein nur den Bestand, den Sie mitnehmen wollen. So bleiben Pop-up-Verkäufe sauber von Ihrem Online-Bestand getrennt, was Doppelverkäufe verhindert.
Endet das Pop-up, bringen Sie Restbestände zurück zum Lagerstandort und deaktivieren den temporären. Deaktivieren statt löschen bewahrt die bisherige Bestandshistorie, was die Wiederverwendung beim nächsten Auftritt am selben Ort erleichtert. Verwalten Sie per Sheet, fügen Sie einfach für die Dauer eine Pop-up-Spalte hinzu und entfernen sie danach.
Läden aus Ihren Online-Verkaufsstandorten entfernen
Ein weiterer wichtiger Punkt ist, ob der Bestand eines Standorts überhaupt online verkäuflich sein soll. Schließen Sie versehentlich Laden- oder Pop-up-Bestand in die verfügbare Menge Ihres Onlineshops ein, kann ein Artikel, der nur an der Kasse existiert, online verkauft werden — und Sie können ihn nicht versenden.
Um das zu verhindern, entfernen Sie Läden und Pop-ups aus den Standorten, aus denen Ihr Onlineshop-Verkaufskanal Bestand bezieht. Shopify lässt Sie verwalten, welche Standortbestände jeder Verkaufskanal sehen darf, sodass Sie Verkaufsflächenbestand vom Web fernhalten. Machen Sie Lager zu Ihren einzigen online sichtbaren Standorten, vermeiden Sie den Unfall, dass jene drei Ladenstücke von einer Web-Bestellung weggeschnappt werden.
Inventur aufteilen, wenn Läden und Lager sich mischen
Zuletzt kommt die Inventur. Sind Lager und Läden gemischt, ändern sich Zählweise und Zuständigkeit. Lager lassen sich in einem Zug zählen, während Ladenbestand sich während der Öffnungszeiten nach und nach verschiebt — der Trick ist also, zu zählen, wenn der Verkauf ruht, etwa nach Ladenschluss.
Wir empfehlen, die Inventurpflicht je Standort aufzuteilen, wobei jede Person nur für die reale Zählung am eigenen Standort verantwortlich ist. Die Lagerleitung pflegt die Lagerspalten im Sheet; das Ladenpersonal gleicht den POS-Ladenbestand nach Schließung ab. Sind die Rollen klar, fragt sich niemand, welche Zahl zu korrigieren ist, und Abweichungen tauchen früher auf. Je gemischter Ihr Aufbau, desto mehr zahlt es sich auf Dauer aus, vorab festzulegen, welcher Mechanismus jeden Standort regiert.
Ladengeschäfte und Pop-ups sind Standorte, die sich schlicht anders bewegen als Lager. Trennen Sie die Orte, die Sie dem POS überlassen, von denen, die Sie im Sheet halten, und machen Sie den Umfang der Online-Veröffentlichung und die Inventurverantwortung klar — gelingt diese Trennung, bleibt Ihr Bestand gut lesbar, egal wie viele Läden und Lager Sie hinzufügen.