Zwei Bestellungen für ein einziges Stück – Überverkäufe im Einzelshop haben wir in Beitrag 24 behandelt. Sobald Sie aber mehrere Standorte (Lager) führen und dieselbe SKU an mehreren davon verkaufen, entsteht eine kniffligere Form des Überverkaufs. Jeder Standort hat Bestand, doch im zusammengerechneten Gesamtwert sieht es so aus, als könnten Sie mehr verkaufen, als tatsächlich vorhanden ist.
In diesem Beitrag richten wir den Blick auf den Unterschied zwischen aggregierter Verfügbarkeit und Bestand je Standort und zeigen, wie standortübergreifende Überverkäufe entstehen und welcher Betrieb sie strukturell verhindert. Außerdem erklären wir, wie man mit Google Tabellen als Master die Mengen je Standort in Shopify schreibt.
Wie der Gesamtbestand standortübergreifende Überverkäufe auslöst
In Shopify wird der Bestand je Standort als Zustand geführt (verfügbar, zugesagt, vorrätig usw.). Die auf der Produktseite gezeigte 'verfügbare' Zahl ist meist die Summe der Bestände über die Standorte, an denen das Produkt zum Verkauf steht. Hat Tokio 3 und Osaka 2, sieht der Kunde insgesamt 5 als verfügbar.
Hier liegt die Falle. Eine Bestellung wird am Ende von genau einem Standort ausgeführt. Treffen fünf Bestellungen gleichzeitig ein, hat Tokio aber nur 3, kann Tokio keine 5 versenden. In der Summe genug, je Standort zu wenig – genau das ist der standortübergreifende Überverkauf.
Fallstricke beim Verkauf einer SKU von mehreren Standorten
Dieselbe SKU an mehreren Standorten als Bestand zu halten, ist an sich völlig in Ordnung. Der Versand aus einem nahen Lager verbessert sogar Versandkosten und Lieferzeit. Das Problem entsteht, wenn man betreibt, ohne zu verstehen, wie der Bestand je Standort aktualisiert und wie er aggregiert wird.
- Ein Standort verkauft sich stark leer, doch die Gesamtanzeige sieht weiterhin nach 'noch Bestand vorhanden' aus
- Ein POS im Ladengeschäft und der Onlineshop teilen sich dieselbe SKU, und die Bewegung der einen Seite erreicht die andere verzögert
- Es wird schwer nachzuvollziehen, auf welchen Standort eine Retoure oder Inventurkorrektur gebucht wurde
- Beim Hinzufügen eines neuen Standorts wollten Sie ihn in den Verkauf aufnehmen, doch er ist es nicht (oder umgekehrt)
Überverkäufe durch Zeitversatz bei der Synchronisation
Über mehrere Standorte hinweg ist der Königsweg, den tatsächlichen Bestand jedes Standorts in einem Master zu bündeln und von dort nach Shopify zu spielen. Zwischen Bündeln und Übertragen liegt jedoch ein Zeitversatz. Trifft eine Bestellung in den wenigen Minuten bis Dutzenden Minuten ein, in denen das Lagersystem von Standort A den Bestand senkt, dies in die Master-Google-Tabelle gelangt und schließlich nach Shopify geschrieben wird, nehmen Sie die Bestellung auf einem veralteten Gesamtwert an.
Je mehr Standorte, desto stärker streuen die Aktualisierungszeiten. A alle 15 Minuten, B manuell, C als Nachtlauf – diese Ungleichmäßigkeit macht den Gesamtwert ungenau und wird zum Nährboden für Überverkäufe. Wir empfehlen, zuerst auf einer einzigen Tabelle sichtbar zu machen, wann und in welcher Granularität jeder Standort aktualisiert.
Mit Bestandsführung je Standort verhindern
Die strukturelle Lösung ist, den Bestand je Standort statt aggregiert zu führen und je Standort in Shopify zu schreiben. Shopify verknüpft ein Produkt mit Standorten und kann die Menge jedes Standorts separat halten. Auch auf der Master-Seite in Google Tabellen sollten Sie Zeilen (oder Spalten) je SKU und je Standort trennen und den vorrätigen Bestand jedes Standorts explizit ausweisen.
- 01In den Standorteinstellungen von Shopify klar festlegen, welche Standorte verkaufen und welche nur versenden
- 02Den Google-Tabellen-Master in der Granularität 'SKU x Standort' halten und die Menge jedes Standorts Zelle für Zelle führen
- 03Vor dem Sync mit einem Verbindungstest prüfen, ob die Spaltenzuordnung (SKU, Standort, Menge) stimmt
- 04Mit geplantem Sync die Menge jedes Standorts regelmäßig nach Shopify übertragen
Sync Master unterstützt mehrere Standorte (Multi-Lager), sodass der Bestand je Standort aus Ihrer Tabelle direkt in den jeweiligen Shopify-Standort geschrieben werden kann. Da Sie die Zuordnung vor jedem echten Sync mit einem Verbindungstest prüfen können, beugen Sie dem fatalen Fehler des Standortverwechselns vorab vor.
Die Option, die veröffentlichten Standorte einzugrenzen
Ein weiterer praktischer Schritt ist, bewusst einzugrenzen, welche Standorte in den Online-Verkauf einfließen. Alle Standorte in die Gesamtverfügbarkeit aufzunehmen, macht das Bild komplex; ziehen Online-Bestellungen aber nur aus einem EC-Lager, während andere Standorte nur versenden oder nur dem Ladengeschäft dienen, sinkt die Mehrdeutigkeit der Aggregation deutlich.
Solange Sie klein sind, ist 'nur ein veröffentlichter Standort' eine sinnvolle Vereinfachung. Wenn Sie wachsen und Standorte hinzufügen, hält die bewusste Entscheidung, welche in den Online-Bestand zählen, den Gesamtwert davon ab, aufzublähen und überzuverkaufen. Einen Standort, den Sie vom Verkauf ausnehmen wollen, entfernen Sie aus dem Produkt oder setzen seinen Bestand auf null.
Wiederherstellungsschritte bei einem Überverkauf
Dennoch kann ein Überverkauf vorkommen. Wenn er eintritt, kommt es darauf an, ohne Hektik der Reihe nach zu reagieren.
- 01Ermitteln, an welchem Standort der Bestand fehlte (je Standort prüfen, nicht aggregiert)
- 02Die Fulfillment-Zuordnung prüfen, ob ein anderer Standort mit Bestand stattdessen versenden kann
- 03Kann kein Standort versenden, den Kunden früh kontaktieren und eines anbieten: Nachlieferung, Ersatz oder Erstattung
- 04Die Menge des betroffenen Standorts im Master sofort korrigieren und per manuellem Sync übertragen
- 05Zur Vorbeugung die Aktualisierungszeit und die Puffereinstellung dieses Standorts überprüfen
Ausgangspunkt bei Überverkäufen über mehrere Standorte ist, je Standort statt nach Gesamtmenge zu denken. Richten Sie Google Tabellen als Master je Standort ein und schreiben Sie mit Verbindungstests und geplantem Sync sauber in jeden Standort, dann nähern Sie sich einem Betrieb, der nicht von der Mehrdeutigkeit der Aggregation herumgeschubst wird. Beginnen Sie damit, die veröffentlichten Standorte und Aktualisierungszeiten Ihres Stores aufzulisten.