Zu den Vorfällen, die E-Commerce-Betreiber am stärksten vermeiden möchten, gehört der 'Überverkauf' – also der Zustand, in dem trotz Ausverkaufs eine Bestellung durchgeht. Es bedeutet, sich beim Kunden zu entschuldigen, zu erstatten oder Ersatz anzubieten, und es kratzt am Vertrauen in die Marke. Wenn es passiert, ist es ein Vorfall, der alle Beteiligten zermürbt.
Und doch ist der Überverkauf eine Sache, die sich nur schwer 'absolut auf null' bringen lässt. E-Commerce ist eine Welt, in der Bestellungen gleichzeitig über mehrere Kanäle hereinkommen. Eine Sekundenverzögerung, eine vergessene Einstellung, eine Abweichung zu einem externen System – verschiedene Faktoren überlagern sich. In diesem Beitrag ordnen wir die Muster, in denen Überverkäufe auftreten, und stellen vorbeugende Maßnahmen vor, die Sie auf der Seite eines Tabellen-Sync-Tools wie Sync Master ergreifen können.
Muster, in denen Überverkäufe entstehen
Überverkäufe haben einige typische Muster. Wenn Sie eingrenzen, wo die Ursache liegt, ergeben sich passende Gegenmaßnahmen.
- Synchronisations-Lag: Der tatsächliche Bestand ist gesunken, aber die Zahl in Shopify ist noch alt
- Mehrere Kanäle: Ladengeschäft, Amazon, Shopify usw. teilen sich denselben Bestand, doch die gegenseitige Abstimmung hinkt hinterher
- Vergessene Standorteinstellungen: An Standorten ohne Bestand steht 'Weiterverkauf zulassen' weiterhin aktiv
- Zu wenig Puffer: Bei einem Bestand von 1 gehen zwei Bestellungen gleichzeitig ein (eine sogenannte Race-Condition)
- Vergessene manuelle Updates: Die tatsächlichen Zahlen ändern sich bei der Inventur, doch die Übertragung in die Tabelle wird vergessen
Wenn in Ihrem Store bereits Überverkäufe vorgefallen sind, überlegen Sie, welches der obigen Muster zutraf. Wenn es mehrfach geschehen ist, wiederholt sich vermutlich dasselbe Muster.
Synchronisations-Lag und zu geringer Puffer
Besonders heikel sind 'Synchronisations-Lag' und 'zu geringer Puffer'. Selbst mit dem leistungsfähigsten Tool besteht zwischen Tabelle und Shopify eine kleine Zeitverzögerung, bis der Wert ankommt. Bei einem stündlichen Sync-Zeitplan kann im schlimmsten Fall ein Lag von 59 Minuten entstehen.
Der Kniff, diese Verzögerung aufzufangen, ist der 'Puffer'. Selbst wenn der tatsächliche Bestand 10 beträgt, schreiben Sie 8 in Shopify – die Idee ist, ein Polster von zwei Einheiten zu haben. Man spricht auch von Sicherheitsbestand. Zu viel Puffer bedeutet entgangene Verkäufe, zu wenig Puffer erhöht das Risiko von Überverkäufen. Den optimalen Puffer muss man pro Produkt und pro Saison austarieren.
Wie sich der Puffer geschickt festlegen lässt
Den Puffer pauschal als 'für alle Produkte einheitlich 2 Stück' festzulegen, ist einfach, aber ineffizient. Bei Bestsellern und schleppenden Artikeln unterscheiden sich die nötigen Pufferwerte stark. Wenn Sie auf der Source-of-Truth-Seite in Google Tabellen Werte wie 'durchschnittlicher Tagesabsatz' oder 'Verkäufe der letzten Woche' heranziehen und den Puffer entsprechend dynamisch ableiten, gestalten Sie den Betrieb deutlich feiner.
Mit IF oder ARRAYFORMULA lässt sich beispielsweise die Logik 'ab 5 Stück Tagesabsatz Puffer 3, sonst 1' in einer Spalte umsetzen. Da Sync Master die in der Tabelle stehenden Werte unverändert in Shopify spiegelt, wird der Bestand in Shopify durch solche Kniffe auf der Tabellenseite im Endeffekt klüger.
Was sich über die Shopify-Einstellungen verhindern lässt
Die Basis der Überverkaufsprävention besteht darin, zuerst die Einstellungen in Shopify korrekt vorzunehmen. Hier einige Punkte, die überraschend oft übersehen werden.
- 01Bei jedem Produkt 'Bestand verfolgen' aktivieren
- 02'Verkauf stoppen, wenn nicht auf Lager' wählen (die Vorgabe steht teils noch auf 'Verkauf fortsetzen')
- 03Den Verkauf je Standort einschränken und unnötige Standorte aus dem Produkt entfernen
- 04Bei vorhandenem POS im Ladengeschäft oder externen Kanälen die jeweiligen Bestandsteilungs-Einstellungen prüfen
Insbesondere Punkt 2 'Verkauf stoppen, wenn nicht auf Lager' ist wichtig, denn die Werkseinstellung kann Überverkäufe begünstigen. Ob über den tatsächlichen Bestand hinaus weitere Bestellungen angenommen werden, lässt sich pro Produkt umschalten – außer bei digitalen Produkten oder Dropshipping setzen Sie also grundsätzlich 'Stoppen'.
Kniffe auf der Tabellen-Sync-Seite
Wenn die Shopify-Einstellungen sitzen und Sie zusätzlich Kniffe im Betrieb der Tabellensynchronisation einsetzen, können Sie die Wahrscheinlichkeit von Überverkäufen weiter senken.
- Die Sync-Frequenz so weit wie möglich erhöhen (alle 15 Minuten hat weniger Lag als einmal pro Stunde)
- Eine Pufferspalte in der Tabelle einrichten und den abgezogenen Wert an Shopify senden
- Zum Sale-Start oder direkt nach Wareneingang einmal manuell sofort synchronisieren
- Bei Bestsellern die Alarmzeile kurz vor Null-Bestand hervorheben
- Benachrichtigungen über Sync-Fehler per Slack oder E-Mail aktivieren
'Sync-Frequenz erhöhen' klingt simpel, aber die Wirkung ist groß. Wählen Sie ein Tool wie Sync Master, das häufige Syncs unterstützt und so ausgelegt ist, dass die Frequenz erhöht werden kann – dann geraten Sie seltener in Hektik. Andererseits kann eine zu hohe Frequenz an API-Limits stoßen; ein Prüfpunkt ist daher, ob das Tool das clever ausbalanciert.
Fazit: Null ist schwer, aber beliebig nah erreichbar
Überverkäufe vollständig auf null zu bringen, ist in der Praxis vielleicht schwer. Wenn Sie aber die Ursachenmuster verstehen, die Shopify-Einstellungen sauber ziehen und auf der Tabellenseite die Kniffe rund um Puffer und Sync-Frequenz stapeln, kommen Sie beliebig nah an die Null heran.
Falls Sie Überverkäufe schon erlebt haben, ziehen Sie die damaligen Logs hervor und schauen Sie nach, welches Muster es war. Ein Sync-Tool wie Sync Master hält Logs vor, die genau für solche Rückschauen taugen. Sobald die Ursache klar ist, lässt sich die Gegenmaßnahme garantiert finden.