Wer Bestand zwischen Sheet und Shopify synchronisiert, stößt früher oder später auf folgende Sorge: "Im Lager liegen 100 Stück, aber 20 nicht erfüllte Bestellungen sind eingegangen. Im Sheet steht 100, in Wahrheit verkäuflich sind aber nur 80. Das möchte ich der Kundin korrekt anzeigen."
Dieses Gefühl ist absolut richtig — aber Shopify hat selbst schon ein ähnliches Konzept eingebaut: die Beziehung zwischen den beiden Zahlen verfügbar und zugewiesen. In diesem Artikel sehen wir uns im Kontext der Sheet-Synchronisation an, wie der Ansatz "nicht erfüllte Bestellungen abziehen" funktioniert und wie er mit Shopifys System zusammenpasst.
Warum überhaupt "Sheet-Bestand minus nicht erfüllt"
Zunächst: Warum will man diese Rechnung machen? Dahinter steckt ein ganz alltägliches Gefühl. 100 Stück liegen im Regal. Aber 20 Bestellungen sind schon da und gehen morgen raus. In diesem Moment sind faktisch nur 80 verkäuflich. Den Kunden 80 zeigen zu wollen — vollkommen nachvollziehbar.
Der zweite Beweggrund ist die Oversell-Vermeidung. Wenn Sie die 100 im Sheet stehen lassen, zeigt auch Shopify 100. Kommen dann weitere 90 Bestellungen rein, stehen 110 Bestellungen 100 Stück Bestand gegenüber — Oversell. Zeigt man die Zahl bereits abzüglich nicht erfüllter Bestellungen, lässt sich genau das vermeiden.
Die Rechnung "Sheet-Bestand minus nicht erfüllt = tatsächlich Verfügbares" ist operativ also kerngesund. Wenn Sie das aber direkt umsetzen wollen, kollidiert es an manchen Stellen mit der Funktionsweise von Shopify. Das schauen wir uns als Nächstes an.
Wie verfügbar und zugewiesen zusammenhängen
Shopify führt Bestand in mehreren Status. Die beiden wichtigsten sind verfügbar (Available) und zugewiesen (Committed). Wer diese Unterscheidung versteht, kann entscheiden, ob "Sheet minus nicht erfüllt" überhaupt nötig ist.
Bestandsstatus in Shopify
Der Bestand in Shopify gliedert sich grob in folgende Status (zusammengefasst aus der offiziellen Hilfe):
- On hand (Bestand): die tatsächlich im Lager liegende Gesamtmenge
- Committed (zugewiesen): die bereits bestellte, aber noch nicht versendete Menge
- Available (verfügbar): die verkäufliche Menge (On hand minus Committed minus Sonstiges)
- Reserved (reserviert): vorübergehend gehaltene Menge
- Damaged (beschädigt): nicht verkäufliche Menge
Wichtig ist: Was am Kauf-Button für die Kundin angezeigt wird, ist Available. Shopify rechnet im Hintergrund bereits "On hand minus Committed" und zeigt die verfügbare Menge. Anders gesagt: der Abzug der nicht erfüllten Bestellungen geschieht in gewisser Weise schon in Shopify.
Wie sich Shopify verhält
Hier wird es etwas verwirrend. Wenn Sie die 100 aus dem Sheet synchronisieren — in welchen Status schreibt Shopify diese Zahl?
Die meisten Sync-Apps schreiben die Sheet-Zahl entweder in On hand oder in Available. Hier eine falsche Einstellung führt zu überraschenden Ergebnissen.
Wird die Sheet-Zahl als On hand übergeben, zieht Shopify Committed automatisch ab. Sheet 100, Committed 20 — die Kundin sieht 80. Das ist das gesunde Verhalten.
Wird die Sheet-Zahl dagegen direkt als Available übergeben, rechnet Shopify nicht. Available wird mit den 100 aus dem Sheet überschrieben, sodass die 20 Committed entweder doppelt berücksichtigt werden oder ganz herausfallen. Genau das verursacht oft Verwirrung.
Wie Sie es in der Sheet-Synchronisation handhaben
Auf dieser Grundlage überlegen wir, wie sich das im Sheet am besten betreiben lässt. Kurz gesagt: Es gibt drei Optionen.
- 011. Im Sheet nur den physischen Bestand führen und ihn als On hand an Shopify senden. Den Abzug erledigt Shopify.
- 022. Im Sheet die um nicht erfüllte Bestellungen reduzierte Zahl berechnen und sie als Available an Shopify senden.
- 033. Im Sheet den physischen Bestand führen und vorab eine geschätzte Committed-Menge als Puffer abziehen.
Option 1 ist am einfachsten und passt nahtlos zur Mechanik von Shopify. Im Sheet zählen Sie nur, was im Lager liegt — Committed muss nicht herangezogen werden. Auch die Sync-App bleibt simpel.
Option 2 erfordert, dass Sie Bestelldaten aus Shopify ins Sheet holen — also mehr Implementierungsaufwand. Per Apps Script oder dediziertem Integrations-Tool ziehen Sie die nicht erfüllte Menge ins Sheet und subtrahieren dort. Machbar, aber wenn das Timing zwischen Bestelldaten und Sheet-Sync auseinanderläuft, treten andere Probleme auf.
Option 3 ist als Betriebskniff legitim. Aus dem Bauchgefühl heraus, dass "immer ungefähr so viele Bestellungen offen sind", ziehen Sie diese Menge vorab als Puffer ab. Nicht perfekt, aber einfach und gut handhabbar.
Der Wunsch, nicht erfüllte Bestellungen abzuziehen, ist gesund. Aber Shopify kennt das Konzept Committed bereits — je nach Shop-Einstellungen muss man daher oft nicht doppelt abziehen. Verstehen Sie zuerst Shopifys Bestandsmodell und trennen Sie dann die Fragen "Was möchte ich in meinem Shop abziehen?" und "Was erledigt Shopify automatisch?" — dann löst sich die Verwirrung auf.
Schon eine einzige Bestandszahl hat mehrere Gesichter: On hand, Committed, Available. Wenn Sie die Synchronisation zwischen Sheet und Shopify aufsetzen, lohnt es, einmal innezuhalten und diese Beziehungen zu klären. Wenige Stunden Verständnis am Anfang ersparen Ihnen Monate der Verwirrung später.