Die physische Inventur findet zum Monats- oder Quartalsende statt. Das sonst still vor sich hin laufende Bestandsmanagement nimmt an diesem Tag eine andere Gestalt an. Während die Lagerteams Regal für Regal zählen, gehen bei Shopify weiter Bestellungen ein und die automatische Synchronisation schreibt die Tabelle um. Treffen diese „bewegten Daten" auf die „Daten, die stillstehen sollen", werden die Inventurergebnisse unzuverlässig.
Das Geheimnis einer erfolgreichen Inventur ist einfach: Schaffen Sie ganz bewusst eine Zeitspanne, in der nichts in Bewegung ist. Diesmal führen wir den gesamten Ablauf – Vorbereitung am Vortag, Tabellenbetrieb am Tag, anschließende Wiederaufnahme der Synchronisation – als zusammenhängenden Pfad durch.
Vorbereitung vor dem Inventurtag
Mehr als die Hälfte des Erfolgs einer Inventur entscheidet sich in der Vorbereitung am Vortag. Wenn am Tag selbst die Hektik mit „das fehlt, jenes ist unklar" beginnt, ist das ein Zeichen mangelnder Vorbereitung. Teilen Sie zunächst allen Beteiligten den Zeitplan und das „Editierverbot für die Tabelle" mit.
Frieren Sie anschließend die aktuelle Tabelle als „letzten Stand vor dem Einfrieren" ein. Idealerweise sind nach Geschäftsschluss am Vortag alle offenen Ein- und Ausgänge gebucht. Eine Lieferung vom Lieferanten, eine Retoure, ein Musterversand – gehen Sie mit diesen Ausnahmen unbearbeitet in die Inventur, lässt sich die Ursache von Abweichungen kaum noch ermitteln.
Eine Momentaufnahme der Tabelle erstellen
Erstellen Sie noch am Vortag eine Momentaufnahme (Kopie) der Tabelle. In Google Tabellen geht das über Datei, Kopie erstellen, mit eigenem Namen. Ein Name wie „Bestands-Master_2026-04-30_vor-Inventur" mit Datum lässt sich später leicht wiederfinden.
Google Tabellen hat einen Versionsverlauf, theoretisch ist also jederzeit ein Rollback möglich. Im Betrieb ist es jedoch deutlich angenehmer, eine Kopie „dieses einen Zeitpunkts" zu haben. Für die Abweichungsanalyse werden Sie unweigerlich wollen, die Ist-Zahlen aus Tabelle A neben denen aus Tabelle B zu sehen.
Betrieb während der Inventur
Während der Inventur gilt als eiserne Regel: Tabelle einfrieren. Vollständig nichts zu bewegen ist allerdings unrealistisch. Shopify-Bestellungen pausieren nicht, und Kundenanfragen laufen weiter. Passen Sie also die Betriebsregeln an.
- 01Mehrere Stunden vor Beginn der Inventur die automatische Synchronisation von Tabelle nach Shopify pausieren
- 02Auf Shopify-Seite eingehende Bestellungen separat in einer „Sperrzeit-Log"-Tabelle erfassen
- 03Die physischen Zählwerte in einer eigenen Inventur-Tabelle eintragen (den Master nicht anfassen)
- 04Während der Inventur eintreffende Lieferantenwaren in separaten Kisten beiseitestellen und nicht ins Regal einräumen
- 05Anfragen mit den Zahlen der Momentaufnahme beantworten
Es läuft auf einen Punkt hinaus: Die Master-Tabelle bleibt unangetastet. Bewegt sich während der Inventur irgendwo eine Zahl, lässt sich nicht mehr unterscheiden, ob es ein echter Ist-Wert oder eine Inventurabweichung ist. Deshalb leiten Sie jede Bewegung an einen anderen Ort um.
Dauert die Inventur mehr als einen halben Tag, kann man auch einen Teil der Shopify-Produkte zwischenzeitlich als „nicht verfügbar" anzeigen. Das ist die stärkere Maßnahme, Bestellungen in diesem Zeitfenster physisch zu stoppen. Bei einer jährlichen Inventur stellen manche Shops die Datenverlässlichkeit über einen halben Tag entgangener Verkäufe.
Was nach Abschluss synchronisiert wird
Ist die Inventur abgeschlossen, geht es endlich an die Übernahme der Ergebnisse in die Master-Tabelle. Alles auf einmal zu überschreiben, ist gefährlich. Gerade bei Produkten mit großen Abweichungen können Sie später nicht mehr nachvollziehen, warum eine Zahl zu dem geworden ist, was sie ist, wenn Sie die Ursachen nicht prüfen.
Empfohlen ist eine zweistufige Übernahme. Erstellen Sie zunächst in der Inventur-Tabelle eine Differenzliste zwischen „Ist-Werten" und den „Zahlen in der Tabelle". Produkte mit Abweichung null oder ein bis zwei Stück sind unproblematisch und werden im Rahmen der Toleranz übernommen. Listen Sie nur Produkte mit großen Abweichungen separat auf und prüfen Sie deren Ursachen einzeln.
- Beschädigung oder Verlust: erst im Abschreibungs-Log erfassen, dann reduzieren
- Vergessene Retourenbearbeitung: die betreffende Bestellung prüfen und einbuchen
- Aufgedeckter Fehlversand: zurückstellen, da eine Kundendienst-Entscheidung nötig ist
- Vergessener Wareneingang: nach Rücksprache mit dem Lieferanten einbuchen
- Ursache unbekannt: als „unklare Abweichung" erfassen, als Material für die Trendanalyse
Nach Klärung der Ursachen aktualisieren Sie die Master-Tabelle und nehmen die automatische Synchronisation wieder auf. Erstellen Sie direkt vor der Wiederaufnahme erneut eine Momentaufnahme der Tabelle. Die Momentaufnahmen „direkt nach der Inventur" und „kurz vor der Wiederaufnahme" werden zu Ausgangspunkten, um später nachvollziehen zu können, was sich seit dieser Inventur bewegt hat.
Inventurtage gehören im Shop-Alltag zu den anstrengendsten Tagen. Doch wenn Vorbereitung und die Einfrierregeln für die Tabelle konsequent eingehalten werden, sinken Pannen deutlich. Wenn Sie eine mit Shopify synchronisierte Tabelle nutzen, schaffen Sie ganz bewusst „Zeit, in der die Synchronisation pausiert" und „Zeit, in der niemand den Master anfasst". Allein das hebt die Genauigkeit Ihrer Inventur eine Stufe nach oben.
Genau die Vorbereitung, die mühsam erscheint, ist die beste Investition in Ihr zukünftiges Ich. Schaffen Sie am nächsten Inventurtag bewusst diese „Stillstands-Zeit".