Dès que l’on gère plusieurs entrepôts ou magasins, saisir la vue d’ensemble de ‟quoi se trouve où, et en quelle quantité” devient soudain difficile. L’admin de Shopify montre bien l’inventaire par emplacement, mais à mesure que le catalogue grandit, la vue globale s’estompe, et voir d’un emplacement à l’autre lequel arrive à court devient une corvée.
Cette fois, nous mettons donc l’accent sur le rapport plutôt que sur la saisie. À l’aide de tableaux croisés et de formules, nous verrons pas à pas comment construire, depuis votre feuille maître d’inventaire dans Google Sheets, un rapport qui visualise le stock par emplacement et aide à repérer les stocks bas et les déséquilibres.
Construire un rapport qui montre le stock par emplacement d’un coup d’œil
D’abord les bases : un emplacement Shopify est un lieu qui stocke, prépare et vend de l’inventaire. L’inventaire est enregistré par emplacement sous forme d’états (disponible, engagé, stock réel, etc.), et même pour un même SKU les chiffres de l’entrepôt A évoluent séparément de ceux du magasin B. Le but d’un rapport est d’aligner ces chiffres distincts dans un seul tableau pour lire rapidement la situation d’ensemble.
La disposition idéale est une matrice : les SKU en lignes, les emplacements en colonnes, les stocks dans les cellules. Ajoutez une colonne de total à droite et une ligne de total en bas, et vous lisez à la fois le total de chaque SKU et le total de chaque emplacement. Si votre feuille maître est une ligne par SKU avec des colonnes de quantité par emplacement, elle forme déjà le socle du rapport.
Agréger SKU par emplacement avec un tableau croisé dynamique
Si votre maître est au format long — une ligne par emplacement avec SKU, nom d’emplacement et quantité en trois colonnes —, un tableau croisé dynamique est le moyen le plus rapide d’agréger. Mettez le SKU en lignes, le nom d’emplacement en colonnes et la somme du stock comme valeur, et la matrice SKU par emplacement se construit d’elle-même. Quand les données source grandissent, élargissez la plage et actualisez.
- 01Sélectionnez la plage de la maître et choisissez ‟Insérer un tableau croisé dynamique” dans le menu
- 02Mettez le SKU (ou le nom du produit) en lignes
- 03Mettez le nom d’emplacement en colonnes
- 04Mettez le stock en valeurs, avec ‟SOMME” comme synthèse
- 05Au besoin, ajoutez une seconde valeur pour voir total et disponible côte à côte
Voir séparément le stock total et le stock disponible
Une chose facile à confondre dans un rapport est la différence entre ‟total (stock réel)” et ‟disponible (vendable)”. Le stock réel, c’est ce qui se trouve physiquement à l’entrepôt ; le disponible, c’est ce qui reste après déduction des quantités engagées et des marges. En les plaçant en colonnes distinctes, vous commencez à repérer les emplacements où ‟le stock physique existe mais la quantité vendable est faible”. Cela peut signaler de nombreuses réservations ou une marge trop épaisse.
Alertes de rupture et de stock bas par emplacement
Une fois la matrice en place, l’étape suivante consiste à faire ressortir les cellules qui demandent attention. Avec la mise en forme conditionnelle de Google Sheets — ‟rouge si le stock est 0, jaune s’il est à ou sous un seuil” —, vous voyez d’un coup d’œil quel SKU à quel emplacement est à risque. Le seuil peut varier par emplacement : plus élevé pour un entrepôt qui expédie vite, plus bas pour un magasin qui tourne lentement, pour coller à la réalité.
- Colorez en rouge les cellules dont le stock est 0 pour repérer les ruptures instantanément
- Marquez en jaune les cellules à ou sous un seuil (par exemple, moins de 5) pour faire ressortir les candidats au réapprovisionnement
- Utilisez NB.SI dans un tableau annexe pour compter le ‟nombre de SKU en rupture” par emplacement
- Utilisez FILTER pour extraire automatiquement une liste des SKU à stock bas et de leurs emplacements
Au-delà du code couleur, une liste qui n’extrait que les lignes à stock bas est pratique aussi. Extrayez automatiquement ‟les lignes où le stock est sous le seuil” ailleurs avec FILTER, et le responsable du réapprovisionnement n’a qu’à traiter cette liste de haut en bas. Pensez simplement à inclure le nom de l’emplacement à côté de chacune.
Des indicateurs qui révèlent le déséquilibre du stock
Un piège fréquent avec plusieurs emplacements est le stock déséquilibré. Le total général est bon, mais il s’accumule dans un entrepôt pendant qu’un emplacement très demandé se vide — et en ne regardant que les totaux, on ne le remarque jamais. Par SKU, calculez l’écart entre ‟le stock le plus élevé par emplacement” et ‟le plus faible”, ou la part d’un emplacement (sa portion du total de ce SKU), et le déséquilibre devient visible en chiffres.
Par exemple, ‟90 pour cent d’un SKU se trouvent à l’entrepôt A alors que le magasin B, le plus vendeur, est presque vide” est un signe clair d’envisager un transfert ou un réapprovisionnement. Ajouter une seule colonne d’indicateur de déséquilibre au rapport facilite grandement la priorisation des comptages et des commandes. Pas besoin de formules compliquées : une combinaison de MAX, MIN et SOMME suffit.
Un montage qui garde le rapport à jour
Un rapport n’est pas terminé une fois construit ; sa valeur vient de ce qu’il continue à refléter le stock le plus récent. Un rapport monté à partir de tableaux croisés et de formules se recalcule automatiquement dès que la maître sous-jacente est actualisée. La vraie question est de savoir comment garder cette maître elle-même à jour.
Sync Master prend en charge plusieurs emplacements et traite Google Sheets comme la source unique de vérité, en écrivant automatiquement le stock dans chaque emplacement Shopify. Configurez une synchronisation planifiée et les chiffres de votre feuille et le stock côté Shopify s’alignent régulièrement, de sorte qu’un rapport construit depuis la feuille reste proche de la réalité. Avant une synchronisation réelle, son test de connexion permet de confirmer la correspondance colonnes-emplacements, de sorte que vous pouvez aussi vérifier en amont que les colonnes référencées par votre rapport pointent vers les bons emplacements.
Un rapport d’inventaire par emplacement est tout à fait réalisable avec les seuls tableaux croisés et la mise en forme conditionnelle de Google Sheets — aucun outil spécial requis. Commencez par le code couleur des ruptures et une colonne de total, puis ajoutez des indicateurs de déséquilibre à mesure que vous êtes à l’aise. Plus vous visualisez, plus vite vous décidez où réapprovisionner et d’où déplacer le stock, réduisant à la fois les ruptures et les surventes.