Installer une toute nouvelle application sur Shopify rend toujours un peu nerveux. « Et si les quantités étaient soudain écrasées et que quelque chose cassait ? » « Je ne sais pas où corriger la feuille »… ces inquiétudes sont parfaitement normales. Dans cet article, nous vous accompagnons pas à pas dans tout ce qu'il convient de faire le premier jour, de l'installation de Sync Master à la première synchronisation réussie.
Disons-le tout de suite : le premier jour est très simple. Préparer la feuille, jeter un œil avec le test de connexion, lancer la vraie synchronisation, contrôler les logs : seulement quatre étapes. Tant que vous suivez cet ordre, il n'arrive presque jamais d'accident grave dès le premier essai.
Que faire juste après l'installation
À l'installation de Sync Master, vous êtes redirigé vers l'écran de configuration initiale. Le premier geste consiste à connecter un compte Google. Voyez-le comme accorder à l'application l'accès à la feuille Google où vivent vos données de stock. Si plusieurs comptes Google cohabitent dans l'équipe, choisissez celui qui prendra durablement en charge le stock de cette boutique.
Vérifiez ensuite l'état du suivi de stock côté Shopify. Tant que l'interrupteur « Suivre la quantité » n'est pas activé pour les produits à synchroniser, les valeurs poussées depuis la feuille ne seront tout simplement pas reflétées. Comme nous l'avons vu dans l'article précédent, c'est un piège classique. Si vous avez beaucoup de produits, exporter un CSV pour vérifier en lot est une bonne option.
Préparer le modèle de feuille
Sync Master est conçue pour que votre maître d'inventaire vive dans une feuille Google. La structure est simple : une ligne correspond à un enregistrement de stock — autrement dit, « cette SKU, à cet emplacement, avec cette quantité ». Décider à l'avance quelles colonnes sont obligatoires et lesquelles sont auxiliaires vous épargnera bien des soucis ensuite.
Colonnes obligatoires
Trois colonnes suffisent au minimum pour que la synchronisation fonctionne : SKU, emplacement et quantité. Assurez-vous que toute l'équipe en a la même définition.
- SKU : correspondance exacte avec la SKU enregistrée dans Shopify. Attention aux majuscules/minuscules et aux espaces avant/après
- Emplacement : doit correspondre au « nom de l'emplacement » enregistré dans l'admin Shopify
- Quantité : utiliser des entiers. Des cellules vides ou du texte mêlé provoquent des erreurs de synchronisation
Colonnes recommandées
Elles ne sont pas obligatoires, mais quelques colonnes supplémentaires aident beaucoup au quotidien. Une colonne avec le nom du produit permet, en ouvrant la feuille, de reconnaître immédiatement « ah, c'est ce produit-là » — c'est une note pour les humains qui n'a pas besoin de participer à la synchronisation. D'autres colonnes utiles : date du dernier inventaire, personne responsable, stock de sécurité, quantités de réapprovisionnement prévues. Avec ces ajouts, vous pouvez prendre des décisions opérationnelles à partir de la seule feuille.
L'important est de distinguer nettement les colonnes qui réécrivent vers Shopify de celles destinées à la lecture humaine. Dans les paramètres de Sync Master, vous indiquez quelles colonnes participent à la synchronisation : vos colonnes de notes ne risquent donc pas d'être réécrites par erreur.
Vérifier avec le test de connexion
Une fois la feuille prête, vient le moment d'exécuter… mais intercalez toujours d'abord le test de connexion. C'est l'une des fonctions de sécurité les plus importantes de Sync Master : avant toute synchronisation réelle, il prévisualise « ce qui se passerait si je l'exécutais maintenant ».
Dans l'écran du test de connexion, vous voyez ligne par ligne à quel produit Shopify chaque ligne de la feuille correspond et comment le stock de chaque emplacement évoluerait. Les avertissements du type « aucune SKU correspondante trouvée » ou « le nom de l'emplacement ne correspond pas » apparaissent tous ici. Si cette prévisualisation affiche zéro erreur avant le vrai lancement, vous pouvez avancer en confiance.
- SKU non reconnues : très probablement une variante de saisie dans la feuille, ou produit supprimé côté Shopify
- Emplacement qui ne correspond pas : suspectez les caractères pleine largeur/demi-largeur ou des renommages récents
- Quantités aux valeurs inattendues : vérifiez si la configuration interprète les cellules vides comme 0
Exécution réelle et lecture des logs
Lorsque le test de connexion revient propre, place à la vraie exécution. En cliquant sur « Exécuter » dans Sync Master, les valeurs écrites dans la feuille commencent à se refléter dans les niveaux d'inventaire Shopify. Avec beaucoup de produits, cela peut prendre de quelques dizaines de secondes à quelques minutes. Même si vous fermez l'écran entretemps, le traitement continue en arrière-plan.
À la fin, l'écran des logs affiche combien de lignes ont réussi, échoué ou été ignorées. Pour les lignes en échec, la SKU et la raison sont consignées : il suffit de corriger la feuille et de relancer. Pour les lignes en succès, faites un contrôle ponctuel dans l'écran de stock de Shopify pour vérifier que les chiffres correspondent à vos attentes.
Une fois la synchronisation du premier jour réussie, la deuxième paraît beaucoup plus fluide. Ensuite, vous répétez la même feuille, le même modèle et le même flux : avec un peu d'habitude, tout se règle en quelques clics. Cette première exécution passée, la synchronisation par feuille devient une part de votre quotidien.
La prochaine fois, nous aborderons un sujet auquel sont confrontées les boutiques à plusieurs emplacements : la conception de la feuille. Nous verrons sur quoi être attentif dès la phase de design pour que l'exploitation ne s'effondre pas dès l'ajout d'un nouvel emplacement.