Au tout début de Shopify, vous est-il déjà arrivé de fixer l'écran de stock en vous demandant ce que recouvrent exactement « Disponible », « Engagé » et « En main » côte à côte ? Au premier coup d'œil, les mots se ressemblent, mais chacun désigne autre chose. Et si l'on continue à exploiter la boutique sans clarifier la différence, on finit immanquablement par des soucis comme « ma feuille ne correspond pas à Shopify » ou « j'ai synchronisé mais la boutique n'a pas bougé ».
Cet article rassemble en une fois les termes du stock qu'il vaut mieux fixer dès le départ. Rien de compliqué ici. Au contraire : l'idée est précisément que clarifier le vocabulaire rend l'exploitation quotidienne nettement plus facile. Lisez-le comme un travail de fondation avant d'aborder la synchronisation par feuille.
Qu'est-ce qu'un « emplacement », au juste ?
Le premier concept qui apparaît quand on parle de stock dans Shopify est l'emplacement. Pour parler simplement, c'est l'endroit physique où se trouve la marchandise. Votre propre entrepôt, la boutique de Tokyo, la boutique d'Osaka, un entrepôt 3PL externe — tout cela peut être déclaré dans Shopify comme autant d'emplacements distincts.
La règle de base : chaque emplacement gère son propre stock. Ainsi, pour une même SKU, vous pouvez avoir par exemple « 50 unités à l'entrepôt de Tokyo, 10 unités à la boutique d'Osaka ». Lorsqu'une commande est passée, c'est Shopify qui décide quel emplacement l'honore, selon vos paramètres et la logique de routage des commandes.
Juste après le lancement d'une boutique, la plupart des marchands n'ont qu'un seul emplacement. Au début, vous pouvez donc simplement penser « emplacement = notre entrepôt ». Mais dès que vous ajoutez des boutiques ou que vous commencez à utiliser un entrepôt externe, vous vous retrouvez avec plusieurs emplacements. À cet instant, la complexité grimpe nettement, d'où l'intérêt d'avoir la notion en tête le plus tôt possible.
Les trois chiffres qui décrivent le stock
L'écran de stock de Shopify affiche plusieurs chiffres qui se ressemblent. Les plus souvent confondus sont « Disponible », « Engagé » et « En main ». Voyons-les un par un.
Disponible (Available)
« Disponible » est exactement ce que cela évoque : le nombre d'unités pour lesquelles vous pouvez encore accepter de nouvelles commandes. Quand une fiche produit indique « en stock » sur la boutique, c'est ce chiffre qui sert de référence. Ce que voient les clientes et clients correspond moins au véritable reste qu'à ce « Disponible ».
Engagé (Committed)
« Engagé » correspond aux unités déjà commandées qui attendent d'être expédiées. La cliente a finalisé son achat, mais l'article n'est pas encore sorti de l'entrepôt : ce stock-là est comptabilisé ici. Les unités engagées sont physiquement encore en rayon, mais elles ne peuvent plus être vendues au prochain client.
En main (On hand)
« En main » est le total des unités physiquement présentes en rayon. Pour faire simple, Disponible + Engagé donne « En main » (à proprement parler, d'autres statuts comme « réservé » peuvent aussi compter). Quand vous faites un inventaire dans l'entrepôt, vous comptez ce chiffre « En main ».
Point clé : quand vous gérez votre stock dans une feuille et que vous le synchronisez vers Shopify, il faut choisir quel chiffre vous mettez à jour. Beaucoup d'apps de synchronisation sont conçues pour écraser « En main », ce qui amène Shopify à recalculer « Disponible ». D'autres écrivent directement dans « Disponible ». Ce qui convient à votre exploitation dépend du rythme des inventaires et du flux de commandes.
Pourquoi activer le suivi du stock change tout
Dans Shopify, chaque produit possède un interrupteur « Suivre la quantité ». Tant qu'il n'est pas activé, Shopify ne gère pas le stock du produit. Les ventes ne décrémentent pas la valeur, et une app de synchronisation qui essaie d'écrire depuis une feuille ne verra pas ses valeurs reflétées non plus.
Ce n'est qu'à partir du moment où l'on dit à Shopify « suis le stock de ce produit » que le champ quantité prend du sens. Oublier cette étape puis s'étonner que « la synchronisation a tourné mais les chiffres ne bougent pas » fait partie des pièges les plus fréquents pour les débutants.
- Suivi OFF : Shopify ne gère pas de stock. Le produit est toujours vendu comme « en stock »
- Suivi ON : Shopify gère le chiffre. À 0, l'article passe en « rupture de stock »
- Suivi ON + « Continuer la vente même sans stock » : la valeur peut devenir négative, mais la vente continue
Avant de démarrer la synchronisation par feuille, nous recommandons fortement de vérifier que le suivi est activé pour tous les produits concernés. Si un produit nouvellement créé se glisse dans l'exploitation avec le suivi désactivé, vous tomberez un jour sur le mystérieux phénomène « ce produit-là seulement a des chiffres qui ne collent pas ».
Se préparer à passer à la synchronisation par feuille
Une fois que les emplacements, les trois indicateurs de stock et l'interrupteur de suivi sont en place, la synchronisation par feuille devient très simple à comprendre. Vous prenez dans une feuille le trio SKU, emplacement, quantité et vous l'écrivez dans le niveau de stock correspondant dans Shopify : voilà l'essence de la synchronisation.
Inversement : si les colonnes de votre feuille ne représentent pas correctement ces trois éléments, la synchronisation ne fonctionnera pas. Un SKU erroné, et le produit ne peut pas être identifié. Sans emplacement, impossible de savoir quel stock mettre à jour. Et la quantité seule, sans « adresse » où l'écrire, Shopify ne l'accepte tout simplement pas.
Dans le prochain article, nous suivrons enfin pas à pas le déroulé du « premier jour » avec Sync Master. Ce qu'il faut faire juste après l'installation, la préparation de la feuille, le test de connexion, l'exécution réelle et la lecture des logs. Avec le vocabulaire du stock désormais en tête, ce cheminement devrait s'enchaîner très naturellement.