En cuanto manejas varios almacenes o tiendas, captar la imagen completa de ‟qué hay dónde y cuánto” se vuelve de pronto difícil. El panel de Shopify sí muestra el inventario por ubicación, pero a medida que crece el catálogo la visión de conjunto se difumina, y ver entre ubicaciones cuál se está quedando corta se convierte en una tarea pesada.
Por eso, esta vez nos centramos en el lado del informe y no en la entrada de datos. Con tablas dinámicas y fórmulas, recorreremos cómo crear, a partir de tu hoja maestra de inventario en Google Sheets, un informe que visualice las existencias por ubicación y ayude a detectar el bajo stock y el inventario desequilibrado.
Crear un informe que muestre el stock por ubicación de un vistazo
Primero, la base: una ubicación de Shopify es un lugar que almacena, prepara y vende inventario. El inventario se registra por ubicación como estados (disponible, comprometido, existencia real, etc.), y aun para el mismo SKU las cifras del almacén A se mueven aparte de las de la tienda B. El objetivo de un informe es alinear esas cifras separadas en una sola tabla para leer rápidamente la situación general.
La disposición ideal es una matriz: los SKU en las filas, las ubicaciones en las columnas y las existencias en las celdas. Añade una columna de total a la derecha y una fila de total abajo, y podrás leer a la vez el total de cada SKU y el total de cada ubicación. Si tu hoja maestra es una fila por SKU con columnas de cantidad por ubicación, ya forma la base del informe.
Agregar SKU por ubicación con una tabla dinámica
Si tu maestra está en formato largo —una fila por ubicación con SKU, nombre de ubicación y cantidad en tres columnas—, una tabla dinámica es la forma más rápida de agregar. Pon el SKU en filas, el nombre de ubicación en columnas y la suma de existencias como valor, y la matriz de SKU por ubicación se construye sola. Cuando crezcan los datos de origen, amplía el rango y actualiza.
- 01Selecciona el rango de la maestra y elige ‟Insertar tabla dinámica” en el menú
- 02Pon el SKU (o el nombre del producto) en filas
- 03Pon el nombre de ubicación en columnas
- 04Pon las existencias en valores, con ‟SUMA” como resumen
- 05Si conviene, añade un segundo valor para ver total y disponible en paralelo
Ver por separado el stock total y el disponible
Algo fácil de confundir en un informe es la diferencia entre ‟total (existencia real)” y ‟disponible (vendible)”. La existencia real es lo que físicamente hay en el almacén; lo disponible es lo que queda tras restar lo comprometido y los búferes. Si pones ambos como columnas separadas, empiezas a ver ubicaciones donde ‟hay stock físico pero la cantidad vendible es baja”. Eso puede indicar muchos compromisos o un búfer demasiado grueso.
Alertas de rotura y bajo stock por ubicación
Una vez existe la matriz, el siguiente paso es resaltar las celdas que requieren atención. Con el formato condicional de Google Sheets —‟rojo si la existencia es 0, amarillo si está en o por debajo de un umbral”— ves de un vistazo qué SKU en qué ubicación está en riesgo. El umbral puede variar por ubicación: más alto para un almacén que envía rápido y más bajo para una tienda de movimiento lento, ajustándose a la realidad.
- Pinta de rojo las celdas con existencia 0 para detectar roturas al instante
- Marca de amarillo las celdas en o por debajo de un umbral (por ejemplo, menos de 5) para sacar a la luz candidatos a reposición
- Usa CONTAR.SI en una tabla auxiliar para contar el ‟número de SKU agotados” por ubicación
- Usa FILTRAR para extraer automáticamente una lista de SKU con bajo stock y sus ubicaciones
Más allá del código de colores, también viene bien una lista que extraiga solo las filas de bajo stock. Extrae automáticamente ‟las filas en las que la existencia está por debajo del umbral” en otro lugar con FILTRAR, y el responsable de reposición solo tiene que ir procesando esa lista de arriba abajo. Recuerda solo incluir el nombre de la ubicación junto a cada una.
Métricas que revelan el desequilibrio del inventario
Una trampa frecuente con varias ubicaciones es el stock desequilibrado. El total general está bien, pero se acumula en un almacén mientras una ubicación de alta demanda se queda sin nada, y mirando solo los totales nunca te das cuenta. Por SKU, calcula la diferencia entre ‟el mayor stock por ubicación” y ‟el menor stock por ubicación”, o la cuota de una ubicación (su porción del total de ese SKU), y el desequilibrio se hace visible en números.
Por ejemplo, ‟el 90 por ciento de un SKU está en el almacén A mientras la tienda B, la más vendedora, está casi vacía” es una señal clara para plantear un traslado o una reposición. Añadir una sola columna de métrica de desequilibrio al informe facilita mucho priorizar recuentos y pedidos. No hacen falta fórmulas complicadas: una combinación de MAX, MIN y SUMA basta.
Un montaje que mantiene el informe al día
Un informe no termina al crearlo; su valor está en seguir reflejando las existencias más recientes. Un informe montado con tablas dinámicas y fórmulas se recalcula solo cuando se actualiza la maestra subyacente. La verdadera cuestión es cómo mantener al día esa propia maestra.
Sync Master admite varias ubicaciones y trata Google Sheets como la fuente única de verdad, escribiendo automáticamente las existencias en cada ubicación de Shopify. Configura la sincronización programada y las cifras de tu hoja y el stock del lado de Shopify se alinean con regularidad, de modo que un informe creado a partir de la hoja se mantiene cerca de la realidad. Antes de una sincronización real, su prueba de conexión permite confirmar la correspondencia de columnas a ubicaciones, así que también puedes comprobar de antemano que las columnas que referencia tu informe apuntan a las ubicaciones correctas.
Un informe de inventario por ubicación es perfectamente alcanzable solo con tablas dinámicas y formato condicional de Google Sheets, sin ninguna herramienta especial. Empieza con el código de colores para roturas y una columna de total, y añade métricas de desequilibrio cuando te sientas cómodo. Cuanto más visualices, más rápido decidirás dónde reponer y desde dónde mover stock, reduciendo a la vez roturas y sobreventas.