Si gestiona el inventario sincronizando la hoja con Shopify, en algún momento aparece esta inquietud: "Tengo 100 unidades en el almacén, pero hay 20 pedidos no procesados. La hoja dice 100, pero lo que realmente puedo vender son 80. Quiero mostrar ese 80 correctamente al cliente."
Esa intuición es totalmente acertada, pero Shopify ya tiene incorporado un planteamiento parecido: la relación entre dos cifras llamadas disponible y comprometido. En este artículo, en el contexto de la sincronización con hojas, vemos cómo encaja el enfoque de "restar los no procesados" y cómo se acopla con el funcionamiento de Shopify.
Por qué pensar en "inventario de la hoja menos no procesados"
Primero, ¿por qué se quiere hacer esta cuenta? El motivo viene de la sensación del día a día. Hay 100 unidades del producto en la estantería. Pero ya hay 20 pedidos y mañana se envían. En este momento, lo que realmente queda por vender son 80. Querer que el cliente vea 80 es lo más natural.
La otra motivación es evitar la sobreventa. Si deja la cifra de la hoja en 100, en Shopify también se ve 100, y si encima entran otros 90 pedidos, terminan llegando 110 pedidos para 100 unidades de stock — sobreventa al canto. Mostrando la cifra con los no procesados ya descontados, esos accidentes se evitan.
Es decir, la cuenta "inventario de la hoja menos no procesados igual a lo que de verdad queda" es, operativamente, un planteamiento muy sano. Ahora bien, si intenta implementarlo tal cual, choca con cómo funciona Shopify. Vamos a verlo a continuación.
Cómo se relacionan disponible y comprometido
Shopify gestiona el inventario en varios estados. Los dos que más importan aquí son disponible (Available) y comprometido (Committed). Entender la diferencia ayuda a decidir si la operación "hoja menos no procesados" es realmente necesaria.
Estados de inventario en Shopify
El inventario en Shopify se divide aproximadamente en los siguientes estados (resumido de la ayuda oficial):
- On hand (existencias): el total realmente en el almacén
- Committed (comprometido): pedido pero aún no enviado
- Available (disponible): lo que puede venderse (On hand menos Committed menos otros)
- Reserved (reservado): temporalmente apartado
- Damaged (dañado): no apto para venta
El punto clave es que lo que se refleja en el botón de compra del cliente es Available. Shopify ya está haciendo internamente la cuenta "On hand menos Committed" y mostrando la cifra disponible. En cierto sentido, la operación de "restar los no procesados" ya la está haciendo Shopify.
Entender el comportamiento de Shopify
Este es el punto donde más fácilmente se enreda uno. La cifra de 100 que se sincroniza desde la hoja, ¿a qué estado de Shopify se está escribiendo?
La mayoría de las apps de sincronización vuelcan la cifra de la hoja a On hand o a Available. Equivocarse con este ajuste produce resultados inesperados.
Si la cifra de la hoja se envía como On hand, Shopify resta automáticamente lo comprometido. Hoja 100, Committed 20 — el cliente ve 80. Es el comportamiento sano.
Si en cambio la cifra de la hoja se envía directamente como Available, Shopify no resta. Sobrescribe Available con el 100 de la hoja, así que los 20 comprometidos o quedan contabilizados dos veces o desaparecen. Es habitualmente el origen de la confusión.
Cómo manejarlo en la sincronización con la hoja
Con todo lo anterior, pensemos cuál es la mejor forma de operar desde la hoja. En síntesis: hay tres opciones.
- 011. Mantener en la hoja solo el stock físico y enviarlo a Shopify como On hand. La resta la hace Shopify.
- 022. Calcular en la hoja la cifra ya con los no procesados restados y enviarla a Shopify como Available.
- 033. Mantener en la hoja el stock físico y restar previamente un "comprometido estimado" como buffer.
La opción 1 es la más simple y encaja con naturalidad con el mecanismo de Shopify. La hoja se concentra en contar lo que hay en el almacén, sin necesidad de traer la cifra de Committed. La app de sincronización también se mantiene sencilla.
La opción 2 obliga a importar datos de pedidos de Shopify a la hoja, lo que incrementa el esfuerzo de implementación. Con Apps Script o una herramienta de integración dedicada se trae la cantidad de no procesados y se resta en la hoja. El sistema se puede montar, pero si el momento de los datos de pedidos y el de la sincronización con la hoja se desfasan, aparecen otros problemas.
La opción 3 es válida como artimaña operativa. Basándose en la sensación de "siempre suele haber este número de pedidos sin procesar", se descuenta esa cantidad por adelantado como buffer. No es perfecta, pero sí simple y fácil de operar.
La idea de querer restar los no procesados es en sí misma muy sana. Pero Shopify ya tiene el concepto de Committed, y según la configuración de la tienda, muchas veces no hace falta restar dos veces. Entienda primero el modelo de inventario de Shopify y luego separe la pregunta "¿qué quiero restar en mi tienda?" de "¿qué hace Shopify automáticamente?" — y la confusión se disipa.
Incluso una única cifra de inventario tiene varias caras: On hand, Committed, Available. Cuando monte la sincronización entre la hoja y Shopify, vale la pena detenerse una vez a aclarar esas relaciones. Unas pocas horas de comprensión al inicio evitan meses de confusión después.