Si tiene un montaje en el que Google Sheets es el maestro de inventario y sincroniza con Shopify, antes o después se topa con esta duda: "Hay un SKU registrado en Shopify pero que falta en la hoja — ¿cómo lo manejo?"
La pantalla de configuración de las apps de sincronización suele incluir una opción del tipo "poner a inventario cero en Shopify las filas que no están en la hoja". Es una función útil, pero elegir mal puede provocar que productos que se daban por descatalogados vean su inventario resucitar de repente, o al contrario, que SKUs que simplemente se han caído de la hoja queden retirados de la venta. En este artículo organizamos los criterios para manejar estas filas ausentes.
Qué significa "una fila que falta en la hoja"
Aclaremos primero qué significa "una fila que falta en la hoja". Lo que está en la hoja es la lista de SKUs considerados objeto de gestión de inventario en un momento dado. Shopify, en cambio, conserva todos los SKUs registrados a lo largo del tiempo. Al comparar siempre aparecerán SKUs que existen en Shopify pero no en la hoja.
Esta brecha seguirá apareciendo mientras siga funcionando la tienda. Renovaciones de surtido, rebranding, descatalogaciones, depuración de temporadas — la lista de SKUs de la hoja varía por mil razones. Frente a ello, los datos de productos de Shopify conservan también los productos que se vendieron en el pasado, así que la distancia entre ambos se ensancha con el tiempo.
Los escenarios posibles
Aunque la situación parezca la misma — "no está en la hoja" — detrás se esconden escenarios completamente distintos. Veamos los dos casos más representativos.
El caso de descatalogación
El primero es cuando se ha decidido no comercializar más ese producto. El proveedor deja de fabricarlo, el stock se ha agotado y no se repone, se ha cambiado toda la serie — las razones varían, pero la conclusión es la misma: ya no se vende.
En este caso, la ausencia de la fila significa una eliminación intencionada. Lo correcto es poner el inventario a 0 en Shopify para que los clientes no puedan comprarlo. En muchos casos interesa conservar la ficha de producto (por SEO o como archivo), así que la práctica de "poner inventario a 0" en lugar de borrar realmente tiene sentido.
El caso del simple descuido
El segundo es cuando la fila ausente es un accidente. Alguien borró la fila por error, alguien copió a otra hoja con un filtro aplicado, un bug de Apps Script perdió algunas filas — las causas varían, pero la situación es la misma: el producto se quiere vender, pero ha desaparecido de la hoja.
Si tiene activado "poner a 0 las filas ausentes" en este caso, ocurre la tragedia. Productos estrella que realmente quiere vender se ponen a 0 por un fallo temporal de la hoja y las ventas se paran. Para cuando se da cuenta, las oportunidades perdidas se han acumulado.
Cómo elegir el ajuste
Entonces, ¿cómo se debe configurar? No hay una respuesta única, pero en función del tamaño de la tienda y la madurez operativa, hay tres enfoques.
- 011. No tocar las filas ausentes (enfoque conservador): seguro, pero los productos descatalogados conservan inventario
- 022. Poner a 0 las filas ausentes (enfoque agresivo): limpio, pero un descuido en la hoja paraliza ventas al instante
- 033. Solo emitir aviso por filas ausentes (enfoque intermedio): antes del sync se revisa un informe y decide una persona
Nuestra recomendación: hasta que la operación se estabilice, opción 1 (no tocar); cuando esté estable, opción 3 (aviso); y solo cuando la gobernanza de la hoja sea impecable, pasar a la opción 2 (auto-cero). Saltar directo a la opción 2 hace que un pequeño desliz en la hoja se convierta en un incidente grande.
En el panel de Shopify también puede cambiar el estado del producto a "Borrador" o "Archivado". Más allá de poner a cero el inventario de los descatalogados, mover el producto a "Archivado" lo retira del listado de productos y mantiene la operación limpia. Combinar "poner a cero las ausentes" en la app de sincronización con "Archivado" en Shopify permite una separación mucho más clara.
Reglas operativas para evitar accidentes
Sea cual sea el enfoque que elija, conviene tener reglas para prevenir accidentes. Aquí van algunas.
- Añadir una columna de bandera "activo" en la hoja y gestionar las descatalogaciones con la bandera en vez de borrando filas
- Cuando se borren filas, dejar siempre un "registro de descatalogados" en otra hoja
- Antes de cada sync, comprobar el número de filas y avisar si ha disminuido más de un porcentaje establecido
- Tras actualizar la hoja, el primer sync ejecutarlo como dry run (vista previa de los cambios)
- Mensualmente, hacer inventario de la lista "está en Shopify pero no en la hoja"
Especialmente recomendamos el punto 1 — la columna de bandera "activo". En vez de borrar la fila de la hoja, añada una columna "ACTIVE" junto a la columna A y, para descatalogar, basta con poner `FALSE`. En la sincronización se filtran solo las filas con `ACTIVE=TRUE`, así la fila permanece en la hoja pero el inventario en Shopify queda a 0. También resulta útil más adelante cuando quiera revisar "¿cuándo descatalogamos aquel producto?".
El tratamiento de filas ausentes es uno de esos ajustes de sincronización en los que la decisión inicial condiciona enormemente la operación posterior. No se precipite. Adáptelo a la madurez operativa de su tienda y vaya migrando gradualmente a ajustes más estrictos — ese camino lleva a una sincronización con la que poder convivir mucho tiempo.
El mecanismo de conectar la hoja con Shopify es cómodo, pero detrás de la comodidad siempre acecha el riesgo de "resultados no intencionados". Por eso, entender el sentido de estos pequeños ajustes es lo que, en última instancia, protege la tienda.