Cuando empezó a usar Shopify, ¿no se quedó alguna vez mirando la pantalla de inventario preguntándose qué significaban exactamente «Disponible», «Comprometido» y «Existente» colocados uno al lado del otro? A primera vista parecen lo mismo, pero cada uno apunta a algo distinto. Y si sigue operando sin aclarar esa diferencia, antes o después aparecen problemas del tipo «la hoja no cuadra con Shopify» o «sincronicé, pero la tienda no se actualizó».
Este artículo recorre, todos juntos, los términos del inventario que conviene fijar primero. No hay nada complicado. De hecho, la idea es justo esa: aclarar los términos hace que la operativa diaria se vuelva mucho más sencilla. Léalo como cimientos antes de pasar al tema de la sincronización por hoja.
¿Qué es exactamente una «ubicación»?
El primer concepto que aparece al hablar de inventario en Shopify es la ubicación. Dicho llanamente, es el lugar físico donde está la mercancía. Su propio almacén, la tienda de Tokio, la tienda de Osaka, un almacén 3PL externo… todo eso se puede registrar en Shopify como ubicaciones independientes.
La regla básica es que cada ubicación lleva su propio recuento de inventario. Así, para una misma SKU puede tener algo como «50 unidades en el almacén de Tokio, 10 unidades en la tienda de Osaka». Cuando alguien hace un pedido, qué ubicación lo atiende depende de los ajustes de Shopify y de la lógica de enrutamiento de pedidos.
Recién lanzada una tienda, lo habitual es tener una sola ubicación. Al principio puede pensar simplemente que «ubicación = nuestro almacén». Pero en cuanto añade tiendas o empieza a usar un almacén externo, las ubicaciones se multiplican. En ese momento la complejidad del inventario sube notablemente, así que vale la pena tener el concepto claro desde pronto.
Las tres cifras que describen el inventario
La pantalla de inventario de Shopify muestra varios números que se parecen. Los que más se confunden son «Disponible», «Comprometido» y «Existente». Vamos uno a uno.
Disponible (Available)
«Disponible» es exactamente lo que sugiere: el número de unidades para las que aún se pueden aceptar pedidos nuevos. Cuando una ficha de producto muestra «en stock» en la tienda, esta es la cifra detrás de esa decisión. Lo que ven los clientes es, más que el verdadero remanente, este valor «Disponible».
Comprometido (Committed)
«Comprometido» son las unidades que ya están pedidas y esperan a salir. El cliente ha completado la compra, pero el artículo todavía no ha salido del almacén: ese stock se contabiliza aquí. Las unidades comprometidas siguen físicamente en la estantería, pero ya no se pueden vender al siguiente cliente.
Existente (On hand)
«Existente» es el total de unidades que están físicamente en la estantería. A grandes rasgos, Disponible más Comprometido equivale a Existente (estrictamente pueden entrar otros estados como «reservado»). Cuando hace un recuento en el almacén, lo que está contando es esta cifra de «Existente».
Aquí está el punto clave: cuando gestiona el inventario en una hoja y lo sincroniza con Shopify, hay que elegir qué número se actualiza. Muchas apps de sincronización están diseñadas para sobrescribir «Existente», y a partir de ahí Shopify recalcula «Disponible». Otras escriben directamente en «Disponible». Cuál encaja con su operativa depende de la frecuencia de los recuentos y del flujo de pedidos.
Por qué importa activar el seguimiento del inventario
En Shopify cada producto tiene un interruptor llamado «Hacer seguimiento del inventario». Mientras no lo active, Shopify no gestiona el inventario de ese producto. Las ventas no descuentan la cifra, y una app de sincronización que intente escribir desde una hoja tampoco verá reflejados sus valores.
Solo cuando le indica a Shopify «por favor, haz seguimiento del inventario de este producto», el campo de cantidad empieza a significar algo. Olvidar este paso y luego desconcertarse porque «sincronicé pero las cifras no se mueven» es uno de los tropiezos más habituales para quien empieza.
- Seguimiento OFF: Shopify no lleva inventario. El producto se vende siempre como «en stock»
- Seguimiento ON: Shopify gestiona la cifra. Al llegar a 0 se muestra como «agotado»
- Seguimiento ON + «Continuar vendiendo sin stock»: la cifra puede ser negativa, pero la venta no se detiene
Antes de empezar con la sincronización por hoja, le recomendamos vivamente comprobar que todos los productos implicados tienen activado el seguimiento. Si un producto nuevo se cuela en la operativa con el seguimiento apagado, un día se encontrará con el extraño fenómeno de «solo este producto tiene cifras que no cuadran».
Cómo prepararse para la sincronización por hoja desde aquí
Cuando las ubicaciones, las tres métricas de inventario y el interruptor de seguimiento están claros, la sincronización por hoja se entiende de forma muy sencilla. Se trata de tomar el trío SKU, ubicación y cantidad de una hoja y escribirlo en el nivel de inventario correspondiente en Shopify. Esa es la esencia de la sincronización.
Al revés también es cierto: si las columnas de la hoja no expresan con precisión esas tres cosas, la sincronización no funciona. Un SKU incorrecto significa que no se puede identificar el producto. Sin ubicación, no se sabe qué inventario actualizar. Y la cantidad sola, sin una «dirección» a la que escribirla, Shopify no la acepta.
En el próximo artículo recorreremos por fin el flujo del «primer día» usando Sync Master. Qué hacer justo después de instalarla, cómo preparar la hoja, la prueba de conexión, la ejecución real y cómo leer los registros. Con el vocabulario del inventario ya asentado, ese recorrido le entrará con mucha más naturalidad.