Sobald man mehrere Lager oder Filialen betreibt, wird es plötzlich schwer, das Gesamtbild von ‟was liegt wo und wie viel” zu erfassen. Shopifys Admin zeigt den Bestand zwar pro Standort, doch mit wachsendem Sortiment verblasst die Übersicht, und standortübergreifend zu sehen, wo es knapp wird, wird zur Mühe.
Diesmal richten wir den Blick deshalb auf die Auswertung statt auf die Dateneingabe. Mit Pivots und Formeln gehen wir Schritt für Schritt durch, wie Sie aus Ihrer Google-Tabellen-Bestandsmaster einen Bericht bauen, der den Lagerbestand pro Standort visualisiert und hilft, niedrige Bestände und Schieflagen zu erkennen.
Einen Bericht bauen, der den Bestand pro Standort auf einen Blick zeigt
Zuerst die Grundlage: Ein Shopify-Standort ist ein Ort, der Bestand lagert, ausliefert und verkauft. Bestand wird pro Standort als Zustand erfasst (verfügbar, zugeordnet, Lagerbestand und so weiter), und selbst für dieselbe SKU bewegen sich die Zahlen in Lager A getrennt von Filiale B. Der Sinn eines Berichts ist, diese getrennten Zahlen in einer einzigen Tabelle aufzureihen, damit Sie die Gesamtlage schnell ablesen.
Das ideale Layout ist eine Matrix: SKUs in den Zeilen, Standorte in den Spalten, Lagerbestände in den Zellen. Eine Summenspalte ganz rechts und eine Summenzeile unten lassen Sie die Gesamtsumme je SKU und je Standort zugleich ablesen. Ist Ihre Master-Tabelle eine Zeile pro SKU mit Mengenspalten je Standort, bildet sie bereits das Fundament des Berichts.
SKU nach Standort mit einer Pivot-Tabelle aggregieren
Liegt Ihr Master im langen Format vor — eine Zeile pro Standort mit SKU, Standortname und Menge in drei Spalten —, ist eine Pivot-Tabelle der schnellste Weg zur Aggregation. SKU in die Zeilen, Standortname in die Spalten, die Summe des Lagerbestands als Wert, und eine SKU-nach-Standort-Matrix baut sich von selbst. Wächst die Quelle, erweitern Sie den Bereich und aktualisieren.
- 01Master-Bereich markieren und im Menü ‟Pivot-Tabelle einfügen” wählen
- 02SKU (oder Produktname) in die Zeilen legen
- 03Standortname in die Spalten legen
- 04Lagerbestand in die Werte legen, mit ‟SUMME” als Zusammenfassung
- 05Bei Bedarf einen zweiten Wert ergänzen, um Gesamt und Verfügbar nebeneinander zu sehen
Gesamtbestand und verfügbaren Bestand getrennt betrachten
Leicht zu verwechseln ist im Bericht der Unterschied zwischen ‟Gesamt (Lagerbestand)” und ‟Verfügbar (verkäuflich)”. Lagerbestand ist, was physisch im Lager liegt; verfügbar ist, was nach zugeordneten Mengen und Puffern übrig bleibt. Stellt man beides als separate Spalten dar, zeigen sich Standorte, an denen ‟physischer Bestand da ist, die verkäufliche Menge aber niedrig”. Das kann auf hohe Zuordnungen oder einen zu dicken Puffer hindeuten.
Warnungen zu Fehlbeständen und niedrigem Bestand je Standort
Steht die Matrix, geht es darum, die Zellen hervorzuheben, die Aufmerksamkeit brauchen. Mit bedingter Formatierung in Google Tabellen — ‟rot, wenn der Lagerbestand 0 ist, gelb, wenn er auf oder unter einer Schwelle liegt” — sehen Sie auf einen Blick, welche SKU an welchem Standort gefährdet ist. Die Schwelle darf je Standort variieren: höher für ein schnell versendendes Lager, niedriger für eine langsam drehende Filiale, passend zur Realität.
- Zellen mit Lagerbestand 0 rot einfärben, um Fehlbestände sofort zu erkennen
- Zellen auf oder unter einer Schwelle (etwa unter 5) gelb markieren, um Nachschubkandidaten sichtbar zu machen
- Mit ZÄHLENWENN in einer Nebentabelle die ‟Anzahl ausverkaufter SKUs” je Standort zählen
- Mit FILTER eine Liste niedriger Bestände samt Standorten automatisch extrahieren
Über die Farbcodierung hinaus ist auch eine Liste praktisch, die nur die Zeilen mit niedrigem Bestand herauszieht. Extrahieren Sie ‟Zeilen, in denen der Lagerbestand unter der Schwelle liegt” mit FILTER an anderer Stelle automatisch, und der Nachschub-Verantwortliche arbeitet diese Liste einfach von oben ab. Denken Sie nur daran, den Standortnamen jeweils mit auszugeben.
Kennzahlen, die Bestandsschieflagen aufdecken
Eine häufige Falle bei mehreren Standorten ist die Schieflage des Bestands. Die Gesamtsumme stimmt, doch er häuft sich in einem Lager, während ein nachfragestarker Standort leerläuft — und schaut man nur auf Summen, bemerkt man es nie. Bilden Sie je SKU die Differenz zwischen ‟höchstem Standortbestand” und ‟niedrigstem Standortbestand” oder berechnen Sie den Anteil eines Standorts (sein Stück an der Gesamtsumme der SKU), und die Schieflage wird als Zahl sichtbar.
Etwa: ‟90 Prozent einer SKU liegen in Lager A, während die meistverkaufende Filiale B fast leer ist” ist ein klares Zeichen, eine Umlagerung oder Auffüllung zu erwägen. Schon eine einzige Schieflage-Kennzahlspalte im Bericht erleichtert das Priorisieren von Zählungen und Bestellungen enorm. Keine kniffligen Formeln nötig — eine Kombination aus MAX, MIN und SUMME genügt.
Ein Aufbau, der den Bericht aktuell hält
Ein Bericht ist mit dem Bau nicht fertig; sein Wert entsteht daraus, weiterhin den neuesten Bestand abzubilden. Ein aus Pivots und Formeln zusammengesetzter Bericht rechnet automatisch neu, sobald der zugrunde liegende Master aktualisiert wird. Die eigentliche Frage ist, wie man diesen Master selbst aktuell hält.
Sync Master unterstützt mehrere Standorte und behandelt Google Tabellen als einzige Quelle der Wahrheit; es schreibt Lagerbestände automatisch in jeden Shopify-Standort. Richten Sie einen geplanten Abgleich ein, gleichen sich die Zahlen in Ihrer Tabelle und der Bestand auf Shopify-Seite regelmäßig an, sodass ein aus der Tabelle gebauter Bericht nah an der Realität bleibt. Vor einem echten Abgleich prüft der Verbindungstest die Spalten-zu-Standort-Zuordnung, sodass Sie vorab kontrollieren können, ob die vom Bericht referenzierten Spalten auf die richtigen Standorte zeigen.
Ein Bestandsbericht je Standort ist allein mit Pivots und bedingter Formatierung von Google Tabellen gut machbar — kein Spezialwerkzeug nötig. Beginnen Sie mit Farbcodierung für Fehlbestände und einer Summenspalte, und ergänzen Sie Schieflage-Kennzahlen, wenn Sie sicherer werden. Je mehr Sie visualisieren, desto schneller entscheiden Sie, wo aufgefüllt und woher umgelagert wird, und verringern sowohl Fehlbestände als auch Überverkäufe.