Immer mehr Shops lagern ihre Ware nicht nur im eigenen Lager, sondern auch bei einem 3PL-Dienstleister oder einem Dropship-Lieferanten. Das Knifflige daran ist, Bestände, die Sie nicht selbst in der Hand halten, in Shopify sichtbar zu machen. Genau hier kommen viele Händler ins Stocken.
Die Lösung ist überraschend einfach: Registrieren Sie das externe Lager ebenfalls als Shopify-Standort. Heute geht es uns nicht um den Lieferanten-Feed selbst, sondern darum, wie Sie ein externes Lager als einzelnen Standort gestalten und betreiben.
Warum ein externes Lager als Standort modellieren, und worauf Sie achten sollten
Ein Standort ist in Shopify ein Ort, der Bestand lagert, ausliefert und verkauft. Ihr eigenes Lager, ein 3PL-Standort oder das Lager eines Lieferanten können alle als dieselbe Art von Standort existieren. Es gibt keinen Grund, das nicht zu nutzen.
- Selbst wenn der Bestand auf mehrere Standorte verteilt ist, wird die verfügbare Gesamtmenge für Sie berechnet
- Sie können pro Standort nachvollziehen, welche Bestellung aus welchem Lager versandt wurde
- Jeder Standort kann seine eigene verfügbare Menge führen, sodass die Zahlen näher an der Realität bleiben
Es gibt jedoch einen Haken. Externen Bestand können Sie nicht in Echtzeit mit eigenen Augen prüfen. Wie frisch die Zahlen sind, hängt davon ab, wie oft der Lieferant seine Daten aktualisiert, und Shopify holt sich die echten Mengen aus einem externen Lager nicht von allein. Genau deshalb müssen Sie festlegen, wer die Zahlen wann einträgt.
3PL-Mengen in Ihren Master einspeisen
Sobald das externe Lager als Standort existiert, lautet die nächste Frage, wie Sie seine Mengen einladen. Die meisten 3PLs und Lieferanten senden Bestandsdaten planmäßig als CSV oder als Google Sheet. All das von Hand in Shopify zu tippen, ist schlicht nicht realistisch.
Unser bevorzugter Ansatz ist es, ein Google Sheet als Master zu behandeln — die einzige Quelle der Wahrheit — und die Menge jedes Standorts als eigene Spalte anzulegen. Eine Spalte für Ihr Lager, eine für das 3PL, eine für den Dropship-Lieferanten. Spalten nach Standort zu trennen, macht die Verwaltung deutlich leichter.
Abweichungen bei Granularität und Zeitpunkt der Lieferantendaten
Hier müssen Sie auf Unterschiede bei Granularität und Zeitpunkt der Lieferantendaten achten. Ein Lieferant sendet Daten womöglich nach Modellnummer statt pro SKU und aktualisiert nur einmal am Tag oder nur alle paar Tage. Wenn Ihr Master-Takt und der Lieferanten-Takt nicht zusammenpassen, riskieren Sie Überverkäufe oder doppelt gezählten Bestand.
- Führen Sie eine separate Zuordnungstabelle, die die Lieferanten-SKU auf Ihre eigene SKU abbildet
- Kennen Sie den Aktualisierungszeitpunkt und prüfen Sie eine Datumsspalte, um nicht mit veralteten Daten zu überschreiben
- Gleichen Sie Gebindegrößen und Einheitenunterschiede ab, bevor sie in den Master gelangen
Dropship-Bestand als Versandursprung festlegen
Beim Dropshipping versendet der Lieferant die Ware direkt an Ihre Kundschaft. Das heißt, der Standort ist zugleich ein Lagerort und der tatsächliche Versandursprung. Da Shopify Bestellungen pro Standort zuweist und ausliefert, macht ein eigener Dropship-Standort klar, welche Bestellungen an den Lieferanten weitergeleitet werden sollen.
Entscheiden Sie, ob der externe Standort überschrieben oder referenziert wird
Die wichtigste Designentscheidung ist, ob Sie die Zahlen des externen Standorts aus dem Master überschreiben oder sie rein als Referenzanzeige belassen. Wenn Sie den Zahlen des Lieferanten genug vertrauen, um sie direkt in Shopify zu übernehmen, ist das ein Überschreib-Workflow; trifft ein Mensch die endgültige Entscheidung, ist es ein Referenz-Workflow.
- 01Sind die Lieferantendaten genau und nahezu in Echtzeit, passt ein Überschreib-Workflow gut
- 02Sind die Daten grob oder möchten Sie einen Sicherheitspuffer halten, passen Sie auf der Master-Seite an, bevor Sie übertragen
- 03Im Zweifel mit wenigen SKUs starten und beobachten, wie sich die Abweichungen verhalten, bevor Sie skalieren
Eine App wie Sync Master behandelt ein Google Sheet als Bestands-Master und schreibt die Mengen pro Standort automatisch in Shopify. Sie unterstützt mehrere Standorte (Multi-Warehouse), sodass Sie eigene und externe Lager in einem einzigen Sheet verwalten können. Außerdem bietet sie einen Verbindungstest, um Ihre Spaltenzuordnung vor jeder echten Synchronisierung zu prüfen, was Pannen verhindert, etwa versehentlich nur die Spalte des externen Lagers zu überschreiben.
Machen Sie die Verantwortung für den Bestand klar
Was sich im Tagesgeschäft am meisten auszahlt, ist schließlich, die Verantwortung für die Zahlen eindeutig zu klären. Wenn eine Zahl des externen Lagers abweicht, wer korrigiert sie — der Lieferant oder jemand in Ihrem Team? Ist diese Aufgabenteilung unscharf, kann gerade die Bequemlichkeit der Standortmodellierung zur Quelle von Verwirrung werden.
Ein externes Lager als Standort zu behandeln, ist ein wirkungsvoller Weg, Ihre Bestandssicht näher an die Realität zu bringen. Hören Sie nicht beim Aufbau des Mechanismus auf; legen Sie auch Datenaktualität und Verantwortung fest, dann können Sie sowohl 3PL- als auch Dropship-Setups guten Gewissens vertrauen. Beginnen Sie mit einem externen Lager und probieren Sie die Standortmodellierung aus.