Lager-App vs. Google Tabellen – was ist die richtige Wahl?

'Sollten wir für die Bestandsverwaltung eine richtige Lager-App einführen oder mit Google Tabellen arbeiten?' Auf diese Frage gibt es keine eindeutige 'richtige Antwort'. Größe des Stores, Eigenheiten der Produkte, Zahl der Standorte, Personalstruktur, Budget – so viele Faktoren greifen ineinander, dass das, was bei anderen funktioniert, sich nicht zwingend bei Ihnen nachstellen lässt.

In diesem Beitrag ordnen wir die Fälle, in denen entweder eine dedizierte Lager-App oder Google Tabellen 'passt', skizzieren das Konzept eines Hybridmodells, das beides kombiniert, und liefern eine Checkliste, um zu entscheiden, was zu Ihrem Store passt. Bis zum Ende sollte Ihre aktuelle Position und die einzuschlagende Richtung etwas klarer sein.

Wann eine Lager-App passt

Die dedizierte Software, die als Lager-App (WMS: Warehouse Management System) bezeichnet wird, wurde ursprünglich für den Logistikbetrieb entwickelt. Sie bietet zahlreiche Funktionen, die die Arbeit vor Ort effizient machen – Anbindung an Barcode-Scanner, Stellplatzverwaltung innerhalb eines Standorts, Optimierung der Wege beim Wareneingang und -ausgang und vieles mehr. Solche Apps passen beispielsweise zu folgenden Fällen.

• Die Anzahl der Artikel übersteigt einige Tausend SKUs und eine Tabelle ist nicht mehr überschaubar
• Es arbeiten zehn oder mehr Lagermitarbeitende parallel an Ein- und Auslagerungen
• Die Prüfung mit Handheld-Terminals oder Barcode-Scannern ist erforderlich
• Die Optimierung von Stellplätzen und Kommissionierwegen ist ein Managementthema geworden
• Es wird gleichzeitig an mehrere Vertriebskanäle (Shopify, Amazon, Rakuten, Großhandel) versandt

Wenn diese Bedingungen zutreffen, ist die Einführung eines dedizierten WMS wirtschaftlich gut vertretbar. Die monatlichen Kosten im Bereich einiger zehntausend bis über hunderttausend Yen lassen sich über Personaleinsparungen und weniger Fehlversände amortisieren. Umgekehrt ist es unter diesen Bedingungen zu belastend, allein mit einer Tabelle zu arbeiten.

Wann Tabellen genügen

Umgekehrt gibt es viele Stores, die mit Google Tabellen problemlos auskommen. Für kleine bis mittlere Stores ist die Tabelle in vielen Fällen sogar realistischer. Unter den folgenden Bedingungen lohnt es sich, zunächst mit Tabellen zu starten.

• Einige Hundert bis etwa 1.000 SKUs
• Kleines Lagerteam (1 bis 5 Personen), das die Arbeit personenbezogen bewältigt
• Versandvolumen von einigen Dutzend bis wenigen Hundert pro Tag, auch ohne Handheld nachverfolgbar
• 1 bis 3 Standorte
• Budget soll bei einigen Tausend bis 10.000 Yen pro Monat bleiben

Die Stärke der Tabelle liegt in der 'Veränderbarkeit'

Die größte Stärke der Tabelle ist, dass 'sich die Struktur jederzeit an Ihren Betrieb anpassen lässt'. Bei einem dedizierten WMS müssen Sie Ihre Abläufe an die Software-Spezifikation anpassen. In Tabellen können Sie Spalten hinzufügen, Berechnungslogik ändern und neue Kennzahlen anlegen, ganz wie Sie wollen. In Branchen mit eigenwilligen Geschäftspraktiken (Mode, Lebensmittel, Saisonartikel usw.) wird diese Flexibilität zu einem großen Wert.

Außerdem sind die Lernkosten für Teammitglieder praktisch null. Selbst neue Mitarbeitende verstehen das Lesen einer Tabelle in wenigen Minuten. Mit einem Tabellen-Integrationswerkzeug wie Sync Master können Sie Bestände in der Tabelle verwalten und gleichzeitig die Übertragung an Shopify automatisieren – die Kombination 'Tabelle + Sync-Tool' kann manchmal Abläufe schaffen, die einem dedizierten WMS gleichkommen.

Hybrid – die dritte Option

Sie müssen nicht zwingend annehmen 'wir müssen uns für eines entscheiden'. Häufig ist eine hybride Konfiguration, die beides kombiniert, in der Praxis die, die am besten läuft. Eine mögliche Kombination sieht etwa so aus.

1. 01Die physische Verwaltung von Ein- und Ausgängen erfolgt im WMS
2. 02Bestandsverteilung pro E-Commerce-Kanal, Puffer und Vertriebsstrategie werden in Google Tabellen verwaltet
3. 03Die Bestände aus dem WMS werden regelmäßig in die Tabelle übernommen, das in der Tabelle berechnete Ergebnis wird mit Shopify synchronisiert

Das Schöne an dieser Konfiguration ist die Arbeitsteilung: 'Die Arbeit vor Ort kann das WMS, strategische Entscheidungen kann die Tabelle.' Das WMS hält physische Fakten präzise fest, die Tabelle ist der Ort, an dem Managemententscheidungen abgebildet werden – eine klare Trennung. Tools wie Sync Master finden in dieser Hybridkonfiguration als Brücke zwischen Tabelle und Shopify natürlich ihren Platz.

Entscheidungs-Checkliste

Auf Basis des bisher Gesagten finden Sie hier eine Checkliste, mit der Sie einschätzen können, welche Konfiguration zu Ihrem Store passt. Die Zahl der 'Ja'-Antworten gibt eine grobe Orientierung.

[Anzeichen, dass eine WMS-Einführung erwogen werden sollte]

• Mehrere Versandfehler pro Monat
• Eine Inventur dauert einen ganzen Tag oder länger
• Aus dem Lagerteam ist zu hören 'manuell kommen wir nicht mehr hinterher'
• Beim parallelen Versand an mehrere Kanäle gibt es Streit um denselben Bestand
• Es gibt 4 oder mehr Standorte

[Anzeichen, dass Tabellenbetrieb ausreicht]

• Die Artikelzahl liegt stabil bei 1.000 SKUs oder weniger
• Versandfehler kommen einige Male pro Jahr vor
• Eine Inventur ist in einem halben Tag erledigt
• 1 bis 3 Standorte
• Mitarbeitende vor Ort haben keine Berührungsängste mit Excel/Google Tabellen

Wenn 'Ja'-Antworten in beiden Listen verstreut sind, passt die Hybridkonfiguration mit hoher Wahrscheinlichkeit. Konzentriert sich alles auf die 'WMS-Anzeichen', ist es Zeit, ernsthaft über eine WMS-Einführung nachzudenken. Überwiegen dagegen die 'Tabellen-Anzeichen', ist es kosten- und lernkostentechnisch sinnvoll, zunächst den Betrieb mit Tabelle + einem Sync-Tool wie Sync Master aufzubauen.

Fazit: Wählen Sie nicht die 'richtige Antwort', sondern was 'jetzt zu Ihnen passt'

Die Debatte Lager-App vs. Google Tabellen ist keine Schwarz-Weiß-Frage von 'was ist besser'. Die Frage lautet 'was passt zu meinem Store heute'. Und diese Antwort ändert sich mit der Zeit. Ein Store, der heute mit Tabellen arbeitet, könnte in drei Jahren auf ein WMS umsteigen – und umgekehrt.

Wichtig ist, den Ist-Zustand richtig zu erfassen und das Werkzeug bei Bedarf flexibel zu wechseln. Ein Sync-Tool wie Sync Master übernimmt die Brückenfunktion zu Shopify – in der Tabellen-Phase ebenso wie in der Hybrid-Phase. Treffen Sie zunächst die für Ihren Store heute beste Wahl und lassen Sie den Betrieb laufen. In einem halben Jahr können Sie die Optionen erneut prüfen.