Wer lange Bestandsmanagement macht, dem fällt eines Tages auf: „100 Stück Bestand" und „100 Stück verfügbar" bedeuten in Wahrheit nicht dasselbe. Im Regal liegen tatsächlich 100 Stück, doch im Moment, in dem das letzte verkauft werden soll, ist es nicht auffindbar. Oder beschädigt. Diese Erfahrung kennt jeder Shop.
Deshalb übernehmen viele erfahrene Betreiber das Konzept des Bestandspuffers: Sie ziehen vom realen Bestand ein paar Stück ab und zeigen die niedrigere Zahl als sichtbaren Bestand. Eine kleine Maßnahme – mit erstaunlich großer Wirkung gegen Überverkäufe und Inventurabweichungen. Diesmal ordnen wir diese auch als „Fünf zurückhalten" bekannte Technik ein, inklusive Umsetzung in der Tabelle.
Was ist ein Puffer und warum braucht man ihn?
Ein Puffer ist im wörtlichen Sinn ein Dämpfer. In der Bestandsführung bezeichnet er das Verfahren, den im System veröffentlichten Bestand etwas niedriger als den tatsächlichen anzusetzen. Liegen tatsächlich 100 Stück, zeigen Sie auf Shopify 95. Die restlichen fünf bleiben als Reserve für den Notfall, für Kundinnen und Kunden unsichtbar.
Warum dieser Aufwand? Es gibt mehrere Gründe. Zunächst die Inventurabweichungen. Wie sorgfältig auch immer Sie arbeiten, ein paar Stück Abweichung pro Monat sind unvermeidlich. Verzögerte Retourenbearbeitung, Fehlauslieferungen, Beschädigungen, Verluste – die Ursachen variieren, die Summe ist nicht zu vernachlässigen. Der Puffer fängt das ab.
Der zweite große Grund ist die Vermeidung von Überverkäufen. Der Zeitpunkt, an dem die Synchronisations-App den Bestand nach Shopify schreibt, und der Zeitpunkt, an dem eine Kundschaft bestellt, stimmen nicht immer überein. In den wenigen Minuten Sync-Verzögerung kann das letzte Stück zweimal verkauft werden. Der Puffer verhindert solche Vorfälle im Voraus.
Wie viel ist angemessen?
Wie viele Stück sollte man konkret zurückhalten? Das hängt vom Produkt und der Shopgröße ab, aber es gibt Anhaltspunkte. Ein pauschales „fünf" lässt sich nicht sagen; realistischer ist eine produktspezifische Betrachtung.
Richtwerte nach Produkttyp
Schnelldrehende Verbrauchsgüter und beliebte Produkte mit vielen Bestellungen pro Tag sollten einen größeren Puffer erhalten. Bei mehr als 10 Verkäufen pro Tag sind 5 bis 10 Stück Puffer ein guter Startwert. Bei langsam drehenden, hochpreisigen oder limitierten Produkten kann der Puffer auf 1 bis 2 Stück reduziert werden, denn zu viel Zurückhaltung bedeutet entgangene Umsätze.
- Schnelldrehende Verbrauchsgüter: Puffer von 5 bis 10
- Standardprodukte: Puffer von 2 bis 3
- Hochpreisige oder limitierte Artikel: Puffer von 1 bis 2
- Geschenkartikel (höheres Beschädigungsrisiko): Puffer von 3 bis 5
- Bekleidung mit vielen Größenvarianten: 1 bis 2 pro SKU
Nicht vergessen: das Denken pro Standort. Wer mehrere Lager hat, setzt im Grundsatz pro Standort einen eigenen Puffer. Wenn Hauptstandort und Filiale unterschiedlich genau geführt werden, ist es sinnvoll, am ungenaueren Standort einen dickeren Puffer zu setzen.
So bilden Sie Puffer in der Tabelle ab
Wer den Bestands-Master in Google Tabellen führt, braucht ein wenig Struktur, um den Puffer abzubilden. Ein typischer Ansatz ist die Trennung in eigene Spalten.
- 01Spalte A: SKU
- 02Spalte B: tatsächlicher Bestand (in der Inventur bestätigte Zahl)
- 03Spalte C: Puffer (pro Produkt festgelegte Reserve)
- 04Spalte D: veröffentlichter Bestand (Spalte B minus Spalte C per Formel berechnet)
- 05Spalte E: das, was an Shopify synchronisiert wird (der Wert aus Spalte D)
So aufgebaut, schaut die Inventur-Verantwortliche nur auf Spalte B, die Puffer-Verantwortliche nur auf Spalte C. An Shopify übermittelt wird der Wert aus Spalte D. Wenn der Puffer geändert werden soll, bearbeitet man Spalte C im Block und Spalte D rechnet sich automatisch neu.
Häufig will man den Puffer saisonal anpassen, etwa zum Jahresendgeschäft verdoppeln, in der Sommerflaute halbieren. Dann verweisen Sie in der Formel von Spalte C auf einen Parameter in einer anderen Tabelle – und ändern saisonal mit einer einzigen Zeile den Puffer für alle SKUs.
Den Puffer beim Sync abziehen
Wenn Sie den um den Puffer verringerten Wert als eigene Spalte in der Tabelle führen, muss die Synchronisations-App nur diese Spalte adressieren. Anders gesagt: Selbst wenn die App keine integrierte Pufferfunktion hat, erledigt die Tabelle die Mathematik. Das ist ein großer Vorteil davon, Google Tabellen als Bestands-Master zu nutzen.
Vorsicht bei Fällen, in denen der Wert nach Pufferabzug negativ wird. Bei realem Bestand 3 und Puffer 5 ergibt sich minus 2. Schicken Sie das so an Shopify, gibt es entweder einen Fehler oder einen unerwarteten Wert. Verwenden Sie in der Tabelle eine Formel, die bei null kappt, etwa `MAX(0; SpalteB-SpalteC)`.
Puffer sind nichts, was man einmal setzt und dann vergisst, sondern etwas, das man im Betrieb feinjustiert. Werden Sie es zur Monatsroutine, Verkaufszahlen, Rückgabequoten und Trends bei Inventurabweichungen zu prüfen und die Puffer pro Produkt anzupassen – nach und nach kristallisiert sich die richtige Zahl heraus. Beginnen Sie ruhig nach Gefühl. Erst starten, dann nachjustieren – das reicht.
Ein Bestandspuffer ist keine spektakuläre Technik. Stellt man ihm aber die Verlust- und Entschuldigungskosten eines echten Überverkaufs gegenüber, ist die Sicherheit, die ein paar zurückgehaltene Stück bringen, beträchtlich. Es genügt, eine einzige Spalte hinzuzufügen – falls Sie das noch nicht tun, probieren Sie es unbedingt aus.