Eine ganz neue App in Shopify zu installieren, macht jeden ein bisschen nervös. „Was, wenn plötzlich Bestände überschrieben werden und etwas kaputtgeht?" „Ich weiß noch nicht, welche Stelle in der Tabelle ich anpassen soll" — solche Sorgen sind völlig nachvollziehbar. In diesem Artikel begleiten wir Sie der Reihe nach durch den ersten Tag: von der Installation von Sync Master bis zur ersten erfolgreichen Synchronisation.
Vorweg: Der erste Tag ist sehr einfach. Tabelle vorbereiten, mit dem Verbindungstest hineinschauen, die echte Synchronisation starten, die Logs prüfen — nur vier Schritte. Solange Sie diese Reihenfolge einhalten, kommt es beim ersten Versuch fast nie zu einem ernsten Zwischenfall.
Was direkt nach der Installation zu tun ist
Nach der Installation von Sync Master werden Sie zum Einrichtungsbildschirm geführt. Der erste Schritt dort ist die Verbindung mit einem Google-Konto. Stellen Sie es sich so vor, dass Sie der App Zugriff auf die Google-Tabelle gewähren, in der Ihre Bestandsdaten liegen. Falls Ihr Team mehrere Google-Konten nutzt, wählen Sie jenes Konto, das ab jetzt dauerhaft für den Bestand dieses Shops zuständig sein soll.
Als Nächstes prüfen Sie den Status der Bestandsverfolgung auf Shopify-Seite. Solange der Schalter „Bestand verfolgen" bei den zu synchronisierenden Produkten nicht aktiv ist, werden Werte aus der Tabelle einfach nicht übernommen. Wie schon im vorigen Artikel beschrieben, ist das ein klassischer Stolperstein. Bei vielen Produkten lässt sich das über einen CSV-Export gesammelt prüfen.
Die Tabellenvorlage vorbereiten
Sync Master ist darauf ausgelegt, dass Ihr Bestands-Master in einer Google-Tabelle liegt. Der Aufbau ist schlicht: Eine Zeile entspricht einem Bestandseintrag — also „diese SKU, an diesem Standort, in dieser Menge". Wer im Voraus festlegt, welche Spalten Pflicht sind und welche Hilfsinformationen tragen, erleichtert sich den späteren Betrieb erheblich.
Pflichtspalten
Drei Spalten reichen mindestens aus, damit die Synchronisation funktioniert: SKU, Standort und Menge. Klären Sie im Team, was jede davon konkret bedeutet.
- SKU: muss exakt mit der in Shopify hinterlegten SKU übereinstimmen. Achten Sie auf Groß-/Kleinschreibung und Leerzeichen am Anfang/Ende
- Standort: muss mit dem im Shopify-Admin hinterlegten Standortnamen übereinstimmen
- Menge: ganze Zahlen verwenden. Leere Felder oder Text führen zu Sync-Fehlern
Empfohlene Spalten
Nicht zwingend, aber sehr hilfreich: ein paar zusätzliche Spalten erleichtern den Betrieb deutlich. Eine Spalte mit dem Produktnamen sorgt dafür, dass Sie beim Öffnen der Tabelle sofort erkennen „ah, das ist dieses Produkt" — eine reine Notiz für Menschen, die nicht synchronisiert werden muss. Zusätzliche Spalten für das letzte Inventurdatum, die zuständige Person, den Sicherheitsbestand oder geplante Nachbestellungen erlauben es, betriebliche Entscheidungen allein aus der Tabelle zu treffen.
Wichtig ist, klar zwischen Spalten zu unterscheiden, die nach Shopify zurückschreiben, und Spalten, die nur für menschliche Augen gedacht sind. In den Einstellungen von Sync Master legen Sie fest, welche Spalten am Sync teilnehmen — Ihre Notizspalten werden also nicht versehentlich zurückgeschrieben.
Mit dem Verbindungstest prüfen
Sobald Ihre Tabelle steht, ist es Zeit für den Lauf — aber bitte vorher immer den Verbindungstest. Er gehört zu den wichtigsten Sicherheitsfunktionen von Sync Master und zeigt Ihnen vor jeder echten Synchronisation in einer Vorschau, was passieren würde, „wenn ich es jetzt ausführen würde".
Im Verbindungstest sehen Sie Zeile für Zeile, welchem Shopify-Produkt jede Tabellenzeile zugeordnet wird und wie sich der Bestand an welchem Standort verändern würde. Warnungen wie „keine passende SKU gefunden" oder „Standortname stimmt nicht überein" tauchen ausschließlich hier auf. Zeigt die Vorschau vor dem echten Lauf null Fehler, können Sie sehr beruhigt weitermachen.
- Nicht zuordenbare SKUs: vermutlich ein Tippfehler in der Tabelle oder das Produkt wurde in Shopify gelöscht
- Standort stimmt nicht: prüfen Sie auf Halb-/Vollbreite-Zeichen oder kürzlich geänderte Standortnamen
- Ungewöhnliche Mengenwerte: prüfen Sie, ob die Einstellung leere Zellen als 0 interpretiert
Den echten Lauf starten und die Logs lesen
Wenn der Verbindungstest sauber zurückkommt, ist es Zeit für den echten Lauf. Mit Klick auf „Ausführen" in Sync Master fließen die Werte aus Ihrer Tabelle in die Bestandsstände von Shopify. Bei vielen Produkten kann das von einigen Sekunden bis zu einigen Minuten dauern. Auch wenn Sie den Bildschirm zwischendurch schließen, läuft der Prozess im Hintergrund weiter.
Nach dem Lauf zeigt das Log-Fenster an, wie viele Zeilen erfolgreich, fehlgeschlagen oder übersprungen wurden. Bei Fehlern sind SKU und Ursache protokolliert, sodass Sie die Tabelle korrigieren und erneut starten können. Bei erfolgreichen Zeilen lohnt sich ein stichprobenhafter Blick in den Bestandsbildschirm von Shopify, um zu prüfen, ob die Werte wie erwartet angekommen sind.
Ist die erste Synchronisation einmal geschafft, läuft die zweite spürbar geschmeidiger. Sie wiederholen einfach dieselbe Tabelle, dieselbe Vorlage und denselben Ablauf — mit etwas Übung erledigen Sie das in wenigen Klicks. Sobald der erste Lauf vorbei ist, wird die Sheet-Synchronisation Teil Ihres Tagesgeschäfts.
Beim nächsten Mal widmen wir uns einem Thema, mit dem Stores mit mehreren Standorten konfrontiert sind: dem Aufbau der Tabelle. Wir gehen durch, worauf es bereits in der Designphase ankommt, damit der Betrieb nicht im Moment des nächsten Standorts auseinanderfällt.