Stand Ihnen am Anfang auch einmal die Frage im Gesicht geschrieben, was eigentlich „Verfügbar", „Reserviert" und „Vorhanden" im Bestandsbildschirm von Shopify unterscheidet? Auf den ersten Blick wirken die Begriffe ähnlich, doch jeder bezeichnet etwas anderes. Wer den Unterschied nicht sauber trennt, landet später schnell bei Problemen wie „die Tabelle stimmt nicht mit Shopify überein" oder „ich habe synchronisiert, aber der Shop hat sich nicht verändert".
In diesem Artikel räumen wir die wichtigsten Bestandsbegriffe von Shopify an einem Stück auf. Kompliziert ist hier nichts. Im Gegenteil: Die Botschaft lautet, dass schon das saubere Klären der Begriffe den Alltag dramatisch erleichtert. Verstehen Sie ihn als Fundament, bevor wir zur Sheet-Synchronisation übergehen.
Was ist eigentlich ein „Standort"?
Der erste Begriff, der beim Thema Bestand in Shopify auftaucht, ist der Standort. Schlicht gesagt ist das der physische Ort, an dem die Ware liegt. Das eigene Lager, die Filiale in Tokio, die Filiale in Osaka, ein externes 3PL-Lager — all das lässt sich in Shopify als jeweils eigener Standort hinterlegen.
Die Grundregel: Jeder Standort hat seinen eigenen Bestand. Für dieselbe SKU können also etwa „50 Stück im Lager Tokio, 10 Stück in der Filiale Osaka" stehen. Welcher Standort eine Bestellung erfüllt, entscheidet Shopify auf Basis Ihrer Einstellungen und der Routing-Logik beim Bestellvorgang.
Direkt nach dem Start hat fast jeder Shop nur einen einzigen Standort. Sie dürfen sich „Standort" daher zunächst schlicht als „unser Lager" denken. Sobald Sie aber weitere Filialen oder ein externes Lager nutzen, gibt es mehrere Standorte. In diesem Moment steigt die Komplexität spürbar — entsprechend sinnvoll ist es, das Konzept früh im Kopf zu haben.
Die drei Kennzahlen, die einen Bestand beschreiben
Im Bestandsbildschirm von Shopify finden sich mehrere ähnlich klingende Zahlen. Besonders leicht verwechselt werden „Verfügbar", „Reserviert" und „Vorhanden". Sehen wir sie uns nacheinander an.
Verfügbar (Available)
„Verfügbar" ist genau das, wonach es klingt: die Stückzahl, die für neue Bestellungen noch angenommen werden kann. Wenn auf einer Produktseite „auf Lager" angezeigt wird, ist diese Zahl die Entscheidungsgrundlage. Was Kundinnen und Kunden sehen, entspricht eher diesem „Verfügbar"-Wert als dem tatsächlichen Restbestand.
Reserviert (Committed)
„Reserviert" sind die Stücke, die bereits bestellt wurden und auf den Versand warten. Die Kundschaft hat den Kauf abgeschlossen, aber die Ware hat das Lager noch nicht verlassen. Solche Bestände stehen zwar physisch im Regal, sind aber nicht mehr an die nächste Kundin verkaufbar.
Vorhanden (On hand)
„Vorhanden" ist die Summe der Stücke, die physisch im Regal stehen. Grob gesagt ergibt Verfügbar plus Reserviert den Vorhanden-Wert (genaugenommen können auch weitere Status wie „in Bearbeitung" einfließen). Beim Inventurzählen im Lager erfassen Sie diesen Vorhanden-Bestand.
Wichtig dabei: Wenn Sie Bestände in einer Tabelle pflegen und nach Shopify synchronisieren, müssen Sie sich entscheiden, welche Zahl Sie aktualisieren. Viele Sync-Apps überschreiben standardmäßig den Vorhanden-Wert und lassen Shopify den Verfügbar-Wert neu berechnen. Andere schreiben direkt den Verfügbar-Wert. Welche Variante zu Ihrem Betrieb passt, hängt von Ihrer Inventur-Frequenz und Ihrem Bestellfluss ab.
Warum es entscheidend ist, die Bestandsverfolgung zu aktivieren
In Shopify gibt es pro Produkt einen Schalter „Bestand verfolgen". Solange er nicht aktiviert ist, verwaltet Shopify keinen Bestand. Verkäufe reduzieren den Wert nicht, und auch eine Sync-App, die aus einer Tabelle schreibt, bekommt ihre Werte nicht reflektiert.
Erst wenn Shopify den Bestand wirklich verfolgen soll, bekommt das Feld Bestand überhaupt Bedeutung. Wer das vergisst und sich dann wundert „ich habe synchronisiert, aber die Zahl bewegt sich nicht", erlebt eines der häufigsten Anfänger-Probleme.
- Verfolgung AUS: Shopify führt keinen Bestand. Das Produkt gilt immer als „auf Lager"
- Verfolgung AN: Shopify verwaltet den Bestand. Bei 0 wird „nicht auf Lager" angezeigt
- Verfolgung AN + „Verkauf fortsetzen, auch wenn nicht auf Lager": der Wert kann negativ werden, der Verkauf läuft weiter
Bevor Sie die Sheet-Synchronisation starten, sollten Sie unbedingt prüfen, ob bei allen betreffenden Produkten die Bestandsverfolgung aktiv ist. Schleicht sich ein neu angelegtes Produkt ohne Verfolgung in den Betrieb, treffen Sie eines Tages auf das rätselhafte Phänomen, dass „ausgerechnet bei diesem einen Produkt die Zahlen nicht passen".
Damit es jetzt mit der Sheet-Synchronisation weitergehen kann
Wenn Standorte, die drei Bestandskennzahlen und der Verfolgungs-Schalter im Kopf sitzen, lässt sich die Sheet-Synchronisation sehr einfach verstehen. Sie nehmen aus einer Tabelle das Trio aus SKU, Standort und Menge und schreiben es in den passenden Bestandseintrag in Shopify — das ist im Kern alles, was Synchronisation bedeutet.
Umgekehrt heißt das: Wenn die Spalten Ihrer Tabelle diese drei Dinge nicht sauber abbilden, klappt die Synchronisation nicht. Eine falsche SKU heißt, dass das Produkt nicht eindeutig zugeordnet werden kann. Ohne Standort weiß niemand, welcher Bestand aktualisiert werden soll. Und eine Menge ohne „Adresse" wird von Shopify schlicht nicht akzeptiert.
Im nächsten Artikel begleiten wir Schritt für Schritt den Ablauf des „ersten Tages" mit Sync Master. Was direkt nach der Installation zu tun ist, die Vorbereitung der Tabelle, der Verbindungstest, der echte Lauf und das Lesen der Logs. Mit den jetzt geklärten Begriffen wird Ihnen dieser Weg vertraut vorkommen.